Scrivere un'e-mail di promemoria amichevole può essere complicato. Non vuoi sembrare invadente o impaziente, ma è importante trasmettere il tuo messaggio. Imposta un tono amichevole nella tua e-mail con saluti ed espressioni addolcite. Copri gli elementi necessari della tua email di promemoria in modo che il destinatario sappia chiaramente cosa vuoi. Assicurati un'e-mail priva di errori in modo da risultare non solo amichevole, ma anche professionale.
Passi
Parte 1 di 3: impostare un tono amichevole
Passaggio 1. Saluta il destinatario
In situazioni di lavoro, potrebbe essere necessario utilizzare un saluto standard, come "Caro tale". Tuttavia, sempre di più, le e-mail personalizzate stanno diventando standard. Alcuni saluti via e-mail che possono aiutarti a trovare un tono amichevole fin dall'inizio includono:
- Ciao John
- Ciao
- È molto tempo che non ci si vede
- Hey!
Passaggio 2. Fai riferimento alla tua connessione al destinatario
Se ti attieni semplicemente al promemoria, il tuo messaggio potrebbe sembrare freddo. Fai riferimento alla tua connessione personale con il destinatario includendo frasi che riflettono sulla tua amicizia e sulle esperienze condivise. Questi potrebbero includere:
- Come va la scuola?
- Amico mio, come stai?
- Mi sono divertito tantissimo con te lo scorso fine settimana.
- Quand'è stata l'ultima volta che abbiamo parlato, un mese fa?
- Quel viaggio che abbiamo fatto insieme è stato un vero spasso! Dovremo rifarlo presto.
Passaggio 3. Ammorbidisci le tue espressioni
Questo è particolarmente importante per la parte di promemoria dell'e-mail. Se è passato un po' di tempo dall'ultima volta che sei stato in contatto con il destinatario, potrebbe essere opportuno offrire delle scuse leggere o una scusa per entrare in contatto solo per un promemoria. Alcuni esempi di espressioni ammorbidite includono:
- So che è passato un po' di tempo dall'ultima volta che abbiamo parlato, ma volevo ricordarti…
- Le cose sono state così frenetiche con il nuovo bambino, mi sono appena ricordato di ricordarti…
- So che sei stato impegnato, quindi non volevo infastidirti, ma volevo inviarti un promemoria…
Passaggio 4. Sii educato
Se il promemoria è importante, è facile che diventi troppo forte. Tieni presente che il destinatario ha cose in corso nella sua vita. Ricordati di dire anche "per favore" e "grazie" ed espressioni equivalenti. Potresti includere frasi educate come:
- Scusa se ti disturbo, ma volevo essere sicuro…
- Se puoi rispondere a questa email non appena hai tempo…
- Grazie per aver dedicato del tempo a leggere qualsiasi risposta a questo promemoria. Lo apprezzo.
- Aspetto una tua risposta.
Parte 2 di 3: coprire il necessario
Passaggio 1. Utilizzare una riga dell'oggetto
Non devi scrivere un oggetto intelligente. Quelli che sono chiari e al punto saranno più utili. Questi consentiranno al destinatario di conoscere a colpo d'occhio lo scopo dell'e-mail. Alcune opzioni comuni per un promemoria email amichevole potrebbero includere:
- Check-in
- Promemoria veloce su…
- Prossimo viaggio/evento/ecc.
- Organico per viaggio/evento/ecc.
Passaggio 2. Ricordati di includere il tuo promemoria
Quando ti sforzi così tanto di essere amichevole ed educato, può essere facile tralasciare qualcosa di importante, come il promemoria vero e proprio. Metti il tuo promemoria vicino all'inizio dell'e-mail, poco dopo il saluto e una breve connessione personale. Per esempio:
- "Ciao, È passato un po' di tempo dall'ultima volta che abbiamo parlato, Ben. Come stanno tua moglie e i tuoi figli? Il mio mi tiene piuttosto impegnato, ma volevo parlare con te per…”
-
Hey!
Nonna, avevo intenzione di mandarti un messaggio. Scusa se sono stato così impegnato. Volevo solo ricordarti il nostro appuntamento per il pranzo…"
Passaggio 3. Utilizzare un linguaggio conciso
È generalmente vero che il linguaggio educato usa espressioni più lunghe. Ad esempio, la frase "Lavora di più" sarebbe più educata come "Potrebbe essere una buona idea se dovessi lavorare di più". Sebbene educate, queste lunghe espressioni possono rendere difficile individuare il focus della tua email.
Usa una struttura semplificata per la tua email. Potrebbe essere qualcosa del tipo: Saluto (apertura) → Connessione personale → Promemoria → Congedo (chiusura)
Passaggio 4. Modifica le informazioni non necessarie
Per ogni frase e ogni parte di ogni frase, chiediti: "È necessario?" In alcuni casi, "necessario" può significare qualcosa di ampio come "È necessario affinché la mia email non sembri fredda". Rimuovere le parti non necessarie dell'e-mail.
In genere, gli avverbi (come "molto", "davvero", "veramente", "estremamente" e "assolutamente") possono essere rimossi per rendere il tuo messaggio più conciso
Passaggio 5. Chiudi l'e-mail con un addio
"Valediction" è una parola fantasiosa che significa "dire addio". I saluti includono espressioni come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" e "Cordiali saluti". La tua firma dovrebbe seguire il tuo addio. Questi comuni saluti, tuttavia, potrebbero sembrare impersonali. Potresti provare qualcosa come:
- Tuo amico
- Saluti
- Ti auguro il meglio
- Vi auguro una buona giornata
- Tagga, ci sei
- Attendiamo un vostro riscontro
Parte 3 di 3: Garantire un'e-mail senza errori
Passaggio 1. Rileggi la tua email
Anche dare un'occhiata alla tua e-mail una o due volte rapidamente eliminerà molti semplici errori che potrebbero essersi intrufolati durante la scrittura. Dopo aver finito di comporre, rileggi la tua email per l'ortografia e la grammatica.
- Molti servizi di posta elettronica dispongono di un correttore ortografico e grammaticale gratuito. La qualità di questi dipenderà dal tuo provider di posta elettronica. In alcuni casi, questi controlli potrebbero non essere molto precisi.
- Ricordati di controllare la riga dell'oggetto, il tuo saluto e il tuo commiato (chiusura). È facile sorvolare su questi e concentrarsi solo sul corpo della tua email.
Passaggio 2. Leggi la tua email ad alta voce
Se stai scrivendo un'e-mail importante o se vuoi davvero essere particolarmente amichevole o educato con qualcuno, leggi la tua e-mail dall'inizio alla fine ad alta voce. Suona colloquiale? In tal caso, la tua email è pronta per l'invio.
Riscrivi frasi o passaggi che suonano goffi. Usa il tuo miglior giudizio quando valuti questo. Questo varierà da persona a persona, a seconda del tuo modo di parlare
Passaggio 3. Chiedi a un'altra persona di controllare l'e-mail
Per comunicazioni importanti, come quelle destinate agli affari, potresti volere che un'altra persona controlli il promemoria prima di inviarlo. Se hai scritto un'e-mail concisa, questa operazione richiede generalmente poco tempo e può aiutarti a rilevare anche gli errori più piccoli.
- Controlla il tuo servizio di messaggistica online. Invia un messaggio a un amico online chiedendo qualcosa del tipo: "Ehi, potresti leggere una breve email che devo inviare? Ci vorrà solo un minuto".
- Ricorda di esprimere la tua gratitudine a chiunque legga la tua email. Ti stanno facendo un favore, dopotutto.
