Può sembrare difficile chiudere un'e-mail aziendale importante. Ci sono tanti modi per completare il tuo messaggio! In definitiva, tuttavia, il modo in cui chiudi la tua email dipenderà da alcuni fattori diversi. Questi potrebbero includere cose come quanto conosci la persona a cui stai scrivendo, lo scopo dell'e-mail e se la tua e-mail fa parte di una catena. Con questi fattori in mente, crea una frase finale appropriata. Quindi scegli la firma giusta e decidi cosa mettere nella tua firma.
Passi
Parte 1 di 3: scrivere le osservazioni conclusive
Passaggio 1. Ricorda al destinatario lo scopo della tua email
Ci sono molti motivi per scrivere un'e-mail in un ambiente aziendale. Individuare lo scopo principale dell'e-mail ti aiuterà a determinare il modo migliore per concluderlo.
- Ad esempio, se stai facendo una richiesta, termina con qualcosa come "Grazie per il tuo tempo" o "Grazie per la tua considerazione".
- Se stai rispondendo a una richiesta di informazioni o assistenza, potresti concludere con "Spero che questo aiuti!" o "Fammi sapere se c'è qualche altro modo in cui potrei essere d'aiuto".
- Se stai organizzando un incontro faccia a faccia, potresti finire con qualcosa come "Ci vediamo la prossima settimana!"
Passaggio 2. Usa un tono appropriato per il tuo pubblico
Pensa a quanto conosci bene la persona a cui stai scrivendo, che tipo di relazione hai con lei e cosa stai cercando di ottenere. Un'e-mail a un manager di livello superiore o a un nuovo cliente importante dovrebbe probabilmente essere più formale di un'e-mail a un noto collega di lavoro.
- Ad esempio, se stai organizzando un incontro con un cliente, una buona dichiarazione di chiusura potrebbe essere qualcosa del tipo: "Non vedo l'ora che arrivi il nostro incontro del 24. In caso di domande, contattami al 555-555-5555."
- D'altra parte, se stai organizzando un incontro amichevole con un collega che conosci bene, potrebbe essere perfetto concludere con qualcosa del tipo: "Bene! Ci vediamo domani!:)”
Passaggio 3. Non includere una dichiarazione di chiusura se la tua email fa parte di una catena
Se questa è la tua prima email sull'argomento in questione o se è un'email particolarmente importante, allora è probabilmente una buona idea includere un ringraziamento finale o un "invito all'azione". Tuttavia, la brevità è importante nelle e-mail aziendali. Se la tua email fa parte di una lunga catena, potrebbe non essere necessario includere nulla oltre alle informazioni più essenziali.
Ad esempio, se stai concludendo una lunga conversazione via e-mail con il tuo capo su un incarico, potresti non aver bisogno di dire molto di più di "Ok. Lo farò prima della fine della giornata di venerdì. -M."
Parte 2 di 3: scelta di un'approvazione
Passaggio 1. Scegli una firma che corrisponda al tono della tua email
Se la tua email è formale, firma con qualcosa come "Cordiali saluti" o (per un tocco ancora più formale) "Cordiali saluti". Per le e-mail meno formali, potresti usare qualcosa come "Abbi cura di te" o "Saluti".
Se hai ricevuto email precedenti dalla persona a cui stai scrivendo, potresti guardare la sua approvazione e abbinare il tuo tono al suo. Ad esempio, se tendono a firmare con qualcosa come "Cordiali saluti", dovresti firmare con un livello simile di formalità
Passaggio 2. Utilizza una firma che si adatti al tuo scopo
Come la frase di chiusura, anche un'approvazione può riflettere lo scopo della tua email. Ad esempio, se stai facendo una semplice richiesta o esprimi brevemente gratitudine per qualcosa, potresti utilizzare una firma come "Molte grazie" o "Grazie mille" seguito dalla tua firma.
Passaggio 3. Evita tutto ciò che è troppo affettuoso
A meno che tu non conosca molto bene la persona a cui stai scrivendo, evita tutto ciò che è troppo gergale, informale o affettuoso. In generale, cose come "Amore", "XOXO" o "Abbracci" non dovrebbero essere utilizzate nelle e-mail aziendali.
Passaggio 4. Salta la firma in e-mail brevi o a catena
Se la tua e-mail fa parte di una lunga catena o se stai cercando di comunicare qualcosa in modo molto breve e veloce a un collega, potrebbe non essere necessario includere una firma.
Se non ti senti a tuo agio a saltare del tutto la chiusura, una semplice chiusura come –Bernice o –B. dovrebbe andare bene per e-mail brevi e informali
Parte 3 di 3: firmare la tua email
Passaggio 1. Includi le tue informazioni di identificazione di base
La quantità di informazioni che includi nella tua firma dipende da quanto conosci il tuo corrispondente e da quanto spesso hai comunicato con loro.
- Una prima email dovrebbe probabilmente includere almeno il tuo nome completo, titolo di lavoro, luogo di lavoro e numero di telefono.
- Quando comunichi con un collega o con qualcuno a cui invii spesso email, probabilmente è sufficiente firmare con il tuo nome o la tua iniziale.
Passaggio 2. Mantieni la tua firma breve
In generale, è meglio non ingombrare un'e-mail aziendale con molto testo e immagini extra. Evita di aggiungere elementi non necessari alla tua firma e-mail, come citazioni, grafica appariscente o molti collegamenti.
Passaggio 3. Imposta una firma automatica
Se non hai voglia di scrivere il tuo titolo di lavoro e le informazioni di contatto ogni volta che invii un'email importante, potresti voler creare una firma che il tuo client di posta elettronica può aggiungere automaticamente ai tuoi messaggi.
Alcuni programmi, come Outlook, ti consentono di creare più firme, in modo da poter selezionare quella più appropriata per una determinata email
Suggerimenti
-
La tua firma dovrebbe assomigliare a questa:
- Distinti saluti,
- Jane Doe, analista di mercato
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Nella maggior parte dei client di posta elettronica come Outlook, ecc., è molto semplice impostare una firma che viene allegata automaticamente a ciascuna e-mail.
Avvertenze
- Chiedi a un'altra persona di ricontrollare il tuo lavoro, se possibile. Non c'è sostituto per una corretta correzione di bozze.
- Modifica e rileggi tutte le lettere prima di inviarle, ovvero leggile per correggere la grammatica e l'ortografia e rimuovi gli errori tipografici. Modificare un linguaggio ambiguo, ad esempio parole e frasi poco chiare o con doppio significato.
- L'uso di un controllo ortografico non è infallibile poiché il software inserirà spesso una parola scritta correttamente ma non la parola corretta per il contesto. Avere "bankroll" cambiato in "blank roll" cambia davvero il significato della frase. Devi anche fare affidamento sulla tua conoscenza delle sottigliezze della grammatica, poiché i suggerimenti del software non sono sempre corretti.
