Nell'era dei telefoni cellulari, l'etichetta del telefono è stata ampiamente dimenticata. Sapere come ricevere i messaggi è ancora utile quando lavori in un ufficio o rispondi alle chiamate per qualcun altro. Essere educati, scrivere tutto e consegnare il messaggio prontamente sono fondamentali!
Passi
Passaggio 1. Rispondi al telefono
La persona dall'altra parte chiede del tuo diretto superiore o collega che non è alla sua scrivania. La prima cosa che dovresti fare è dire: "Lui/lei non è disponibile al momento. Posso prendere un messaggio?" Supponendo che dicano di sì, vai al passaggio successivo. Se dicono di no, per favore insisti che ti permettano almeno di aiutarli. Se si rifiutano educatamente, chiedi alla persona di darti almeno il suo nome e il nome dell'azienda; assicurati di annotare il loro numero fuori dall'ID chiamata, inoltre, fai sapere alla persona un buon momento per riprovare. Ricorda solo di chiedere se puoi fare qualcos'altro: potrebbero voler richiamare e lasciare un messaggio in segreteria. Assicurati di consentire a chiunque fosse la chiamata per chi ha chiamato e quando potrebbe riprovare.
Passaggio 2. Annota tutto ciò che dicono
Potresti non pensare che quello che dicono sia importante, ma la persona per cui stai scrivendo il messaggio potrebbe pensare che lo sia. Se necessario, chiedi loro di ripetere le informazioni.
Passaggio 3. Dite addio (e "Prego" se applicabile)
Passaggio 4. Consegna il messaggio alla persona il prima possibile o lascialo dove lo troverà
Suggerimenti
- Sii educato.
- Scrivi con una calligrafia ordinata.
- Assicurati di non scrivere la cosa sbagliata. Non vorresti che la persona che riceve il messaggio si facesse un'idea sbagliata.
