Questo articolo si concentra su come confrontare direttamente le informazioni tra due diversi file Excel. Una volta che sei arrivato a manipolare e confrontare le informazioni, potresti voler utilizzare Look Up, Index e Match per aiutare la tua analisi.
Passi
Metodo 1 di 4: utilizzo della funzione di visualizzazione affiancata di Excel
Passo 1. Apri le cartelle di lavoro che devi confrontare
Puoi trovarli aprendo Excel, facendo clic su File poi Apriree selezionando due cartelle di lavoro da confrontare dal menu visualizzato.
Passare alla cartella in cui sono state salvate le cartelle di lavoro di Excel, selezionare ciascuna cartella di lavoro separatamente e tenere aperte entrambe le cartelle di lavoro
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda Visualizza
Una volta aperta una delle cartelle di lavoro, puoi fare clic su Visualizzazione scheda in alto al centro della finestra.
Passaggio 3. Fare clic su Visualizza fianco a fianco
Si trova nel gruppo Finestra della barra multifunzione per il Visualizzazione menu e ha due fogli come icona. Questo tirerà su entrambi i fogli di lavoro in finestre più piccole impilate verticalmente.
- Questa opzione potrebbe non essere immediatamente visibile sotto il Visualizzazione scheda se hai solo una cartella di lavoro aperta in Excel.
- Se ci sono due cartelle di lavoro aperte, Excel le sceglierà automaticamente come documenti da visualizzare fianco a fianco.
Passaggio 4. Fare clic su Disponi tutto
Questa impostazione consente di modificare l'orientamento delle cartelle di lavoro quando vengono visualizzate una accanto all'altra.
Nel menu che si apre, puoi scegliere di avere le cartelle di lavoro Orizzontale, Verticale, Cascata, o piastrellato.
Passaggio 5. Abilita lo scorrimento sincrono
Una volta aperti entrambi i fogli di lavoro, fare clic su Scorrimento sincrono (situato sotto il Visualizza fianco a fianco opzione) per facilitare lo scorrimento di entrambi i file Excel riga per riga per verificare manualmente eventuali differenze nei dati.
Passaggio 6. Scorri una cartella di lavoro per scorrere entrambe
Una volta abilitato lo scorrimento sincrono, sarai in grado di scorrere facilmente entrambe le cartelle di lavoro contemporaneamente e confrontare i loro dati più facilmente.
Metodo 2 di 4: utilizzo della funzione di ricerca
Passo 1. Apri le cartelle di lavoro che devi confrontare
Puoi trovarli aprendo Excel, facendo clic su File poi Apriree selezionando due cartelle di lavoro da confrontare dal menu visualizzato.
Passare alla cartella in cui sono state salvate le cartelle di lavoro di Excel, selezionare ciascuna cartella di lavoro separatamente e tenere aperte entrambe le cartelle di lavoro
Passaggio 2. Decidi da quale cella desideri che l'utente selezioni
Qui è dove apparirà un elenco a discesa in seguito.
Passaggio 3. Fare clic sulla cella
Il bordo dovrebbe scurirsi.
Passaggio 4. Fare clic sulla scheda DATI sulla barra degli strumenti
Dopo aver cliccato su di esso, seleziona CONVALIDA nel menu a tendina. Dovrebbe apparire un popup.
Se stai utilizzando una versione precedente di Excel, la barra degli strumenti DATI verrà visualizzata dopo aver selezionato il DATI scheda e display Convalida dei dati come opzione invece di Convalida.
Passaggio 5. Fare clic su Elenco nell'elenco CONSENTI
Passaggio 6. Fare clic sul pulsante con la freccia rossa
Ciò ti consentirà di scegliere la tua fonte (in altre parole, la tua prima colonna), che verrà quindi elaborata in dati nel menu a discesa.
Passaggio 7. Seleziona la prima colonna dell'elenco e premi Invio
Clic ok quando viene visualizzata la finestra di convalida dei dati. Dovresti vedere una casella con una freccia sopra, che apparirà quando fai clic sulla freccia.
Passaggio 8. Seleziona la cella in cui desideri visualizzare le altre informazioni
Passaggio 9. Fare clic sulle schede Inserisci e Riferimento
Nelle versioni precedenti di Excel, puoi saltare facendo clic su Inserire scheda e basta fare clic su Funzioni linguetta per sollevare il Ricerca e riferimento categoria.
Passaggio 10. Selezionare Ricerca e riferimento dall'elenco delle categorie
Passaggio 11. Trova Ricerca nell'elenco
Quando fai doppio clic su di esso, dovrebbe apparire un'altra casella e puoi fare clic ok.
Passo 12. Seleziona la cella con l'elenco a discesa per lookup_value
Passaggio 13. Seleziona la prima colonna dell'elenco per il Lookup_vector
Passaggio 14. Seleziona la seconda colonna dell'elenco per il vettore_risultato
Passaggio 15. Scegli qualcosa dall'elenco a discesa
Le informazioni dovrebbero cambiare automaticamente.
Metodo 3 di 4: Utilizzo di XL Comparator
Passaggio 1. Apri il browser e vai su
Questo ti porterà al sito Web di XL Comparator, dove puoi caricare due cartelle di lavoro Excel per il confronto.
Passaggio 2. Fare clic su Scegli file
Si aprirà una finestra in cui è possibile navigare verso uno dei due documenti Excel che si desidera confrontare. Assicurati di selezionare un file per entrambi i campi.
Passaggio 3. Fare clic su Avanti > per continuare
Dopo averlo selezionato, dovrebbe apparire un messaggio pop-up nella parte superiore della pagina che ti informa che il processo di caricamento del file è iniziato e che i file più grandi richiederanno più tempo per l'elaborazione. Clic Ok per chiudere questo messaggio.
Passaggio 4. Selezionare le colonne che si desidera scansionare
Sotto ogni nome di file c'è un menu a discesa che dice Seleziona una colonna. Fare clic sul menu a discesa per ogni file per selezionare la colonna che si desidera evidenziare per il confronto.
I nomi delle colonne saranno visibili quando fai clic sul menu a discesa
Passaggio 5. Seleziona i contenuti per il file dei risultati
Ci sono quattro opzioni con bolle accanto a loro in questa categoria, una delle quali dovrai selezionare come linee guida di formattazione per il tuo documento di risultato.
Passaggio 6. Selezionare le opzioni per facilitare il confronto delle colonne
Nella cella inferiore del menu di confronto, vedrai altre due condizioni per il confronto dei tuoi documenti: Ignora maiuscole/minuscole e Ignora "spazi" prima e dopo i valori. Fare clic sulla casella di controllo per entrambi prima di procedere.
Passaggio 7. Fare clic su Avanti > per continuare
Questo ti porterà alla pagina di download per il tuo documento di risultato.
Passaggio 8. Scarica il documento di confronto
Una volta caricate le cartelle di lavoro e impostati i parametri, avrai un documento che mostra i confronti tra i dati nei due file disponibili per il download. Fare clic sul sottolineato Clicca qui testo in Scarica il file di confronto scatola.
Se vuoi eseguire altri confronti, fai clic su Nuovo confronto nell'angolo in basso a destra della pagina per riavviare il processo di caricamento del file.
Metodo 4 di 4: accesso a un file Excel direttamente da una cella
Passaggio 1. Individua la cartella di lavoro e i nomi dei fogli
-
In questo caso, utilizziamo tre cartelle di lavoro di esempio situate e denominate come segue:
- C:\Compare\Book1.xls (contenente un foglio denominato “Sales 1999”)
- C:\Compare\Book2.xls (contenente un foglio denominato “Sales 2000”)
- Entrambe le cartelle di lavoro hanno la prima colonna "A" con il nome del prodotto e la seconda colonna "B" con l'importo venduto ogni anno. La prima riga è il nome della colonna.
Passaggio 2. Creare una cartella di lavoro di confronto
Lavoreremo su Book3.xls per fare un confronto e creare una colonna contenente i prodotti e una con la differenza di questi prodotti tra i due anni.
C:\Compare\Book3.xls (contenente un foglio denominato “Confronto”)
Passaggio 3. Posiziona il titolo della colonna
Solo con “Book3.xls” aperto, vai alla cella “A1” e digita:
- ='C:\Compare\[Book1.xls]Vendite 1999'!A1
- Se stai utilizzando una posizione diversa, sostituisci "C:\Compare\" con quella posizione. Se stai utilizzando un nome file diverso, rimuovi "Book1.xls" e aggiungi invece il nome del file. Se stai utilizzando un nome di foglio diverso, sostituisci "Sales 1999" con il nome del tuo foglio. Fai attenzione a non avere il file a cui ti riferisci ("Book1.xls") aperto: Excel potrebbe modificare il riferimento che stai aggiungendo se lo hai aperto. Ti ritroverai con una cella che ha lo stesso contenuto della cella a cui ti riferivi.
Passaggio 4. Trascina verso il basso la cella "A1" per elencare tutti i prodotti
Prendilo dal riquadro in basso a destra e trascinalo, copiando tutti i nomi.
Passaggio 5. Assegna un nome alla seconda colonna
In questo caso, la chiamiamo "Differenza" in "B1".
Passaggio 6. (Ad esempio) Stimare la differenza di ciascun prodotto
In questo caso, digitando nella cella “B2”:
- ='C:\Confronta\[Libro2.xls]Vendite 2000'!B2-'C:\Confronta\[Libro1.xls]Vendite 1999'!B2
- Puoi eseguire qualsiasi normale operazione di Excel con la cella di riferimento dal file di riferimento.
