È sempre frustrante quando devi aspettare una risposta, che si tratti di un colloquio di lavoro, di una proposta di lavoro o semplicemente di fare progetti con un amico. L'invio di un'e-mail di follow-up può essere molto efficace per ottenere quella risposta, soprattutto se si effettua la richiesta dopo un'attesa ragionevole e la si scrive in modo chiaro, conciso e rispettoso. Per migliorare ulteriormente le tue probabilità di successo, fai tutto il "lavoro sulle gambe" che puoi per rendere le cose più facili per il tuo destinatario.
Passi
Metodo 1 di 3: scegliere quando e dove inviare i follow-up
Passaggio 1. Attendi almeno 3 giorni lavorativi per inviare un follow-up
Non esiste una regola universale per quanto tempo dovresti aspettare prima di inviare un'e-mail di follow-up. Una buona regola pratica è 3 giorni lavorativi, a meno che la persona di contatto non abbia indicato una data specifica in cui rispondere. In tal caso, attendere almeno 1 giorno lavorativo dopo tale data.
- Ad esempio, se la persona ha detto che avrebbe risposto prima o martedì 19, attendi almeno mercoledì 20 per rispondere.
- Per i follow-up del colloquio di lavoro, di solito è meglio aspettare almeno 5 giorni lavorativi.
- Non è necessario contare solo i giorni lavorativi (ovvero, saltare i fine settimana e i giorni festivi) quando si esegue il follow-up a titolo personale.
- Non dare per scontato il peggio, come che non hai ottenuto il lavoro o che non siano interessati alla tua proposta commerciale, solo perché non hai ricevuto una risposta rapida. La tua persona di contatto potrebbe essere molto impegnata!
Passaggio 2. Indirizza l'e-mail direttamente alla persona di contatto
Questo è sempre il caso delle e-mail personali, ovviamente, e di solito è la migliore strategia per i follow-up aziendali. Se la persona ti ha fornito le sue informazioni di contatto o ti ha invitato a seguirla, invia sempre il messaggio direttamente a loro (e solo a loro).
- Se la persona non ti ha fornito le sue informazioni di contatto o non ti ha invitato a seguirla, invia la tua e-mail alla persona di contatto diretta (come un assistente amministrativo o un coordinatore del reclutamento). Richiedi nell'oggetto che il messaggio sia diretto alla persona con cui hai avuto a che fare in precedenza.
- Se hai avuto contatti precedenti con la persona tramite e-mail, utilizza gli stessi indirizzi e-mail "a" e "da" di prima.
Passaggio 3. Invia non più di 2 email di follow-up in totale
È già abbastanza difficile sapere quando inviare un follow-up, quindi che ne dici di un follow-up a un follow-up? Se il tuo primo follow-up non riceve risposta, attendi almeno 1-2 giorni lavorativi per inviare il secondo follow-up. Se questo secondo messaggio non riceve risposta, interrompi il follow-up o contatta qualcun altro all'interno dell'azienda.
- Sebbene tu possa creare un nuovo messaggio di follow-up, se lo desideri, va bene anche inviare lo stesso messaggio del tuo follow-up originale, ma aggiungi una nota in alto come la seguente: "(Tom: ho inviato questo follow-up martedì e non vedo l'ora di ricevere vostre notizie in merito all'opportunità commerciale di cui abbiamo discusso giovedì scorso. Grazie, Jan)”
- Come regola generale, non preoccuparti affatto (di non ottenere il lavoro, ecc.) se devi inviare 1 follow-up. Preoccupati solo un po' se devi inviare 2 follow-up. Inizia a preoccuparti un po' di più se non ricevi risposta dopo il secondo follow-up!
Passaggio 4. Anticipare la necessità di un follow-up con un'e-mail di ringraziamento
È sempre educato inviare un'e-mail di ringraziamento il giorno dopo qualsiasi incontro di lavoro, in particolare, ma non solo, un colloquio di lavoro, nonché dopo molti scenari di contatto personale. Se pieghi una menzione di follow-up in questo ringraziamento, potresti essere in grado di incoraggiare una risposta senza dover inviare un follow-up separato pochi giorni dopo.
- L'e-mail di ringraziamento può utilizzare quasi lo stesso formato e contenuto di un'e-mail di follow-up, solo con un po' più di spazio dedicato a ringraziare la persona e un po' meno speso per richiedere una risposta.
- Tuttavia, questo non conta come un follow-up "ufficiale", quindi puoi comunque inviare fino a 2 follow-up "reali" se necessario!
Metodo 2 di 3: formattazione delle email di follow-up
Passaggio 1. Fare riferimento direttamente al contatto precedente nella riga dell'oggetto
Se la tua riga dell'oggetto è vaga o irrilevante, il tuo follow-up potrebbe finire non letto o nel cestino. Scegli attentamente le tue parole in modo che la riga dell'oggetto si colleghi immediatamente ed esplicitamente alla tua interazione con il destinatario.
- Una strategia consiste nell'aggiungere "RE:" a una descrizione della tua interazione precedente in modo che sembri una continuazione di quell'evento: "RE: Intervista venerdì 23 settembre alle 11:00".
- Un'altra opzione è includere il tuo nome, un descrittore breve e diretto e il motivo della tua email: "Terry Regula 9/23 Intervista Follow-Up".
- Non dare mai per scontato che la persona riconoscerà il tuo indirizzo email e aprirà il messaggio. Usa la riga dell'oggetto a tuo vantaggio.
Passaggio 2. Nomina il destinatario nel tuo saluto e ringrazialo nella chiusura
Sebbene tu possa essere adeguatamente informale per un'e-mail di follow-up personale, un follow-up aziendale dovrebbe bilanciare la formalità rispettosa e la familiarità prodotta dalla tua precedente interazione. Nella maggior parte dei casi, ad esempio, puoi salutare la persona per nome, purché si sia presentata come "Joe Selmon" o abbia detto "chiamami Barb".
- Il tuo saluto in genere può assomigliare a questo: "Caro Joe" o "Caro Barb", a meno che tu non ritenga che sia più appropriata una formalità: "Caro signor Selmon" o "Caro dottor Bennet".
- Per la chiusura, ringraziali un'ultima volta e usa il tuo nome e cognome: "Grazie, Steve Caraway".
Passaggio 3. Utilizzare non più di 3-4 paragrafi, ciascuno lungo 2-3 frasi
Quando si tratta di scrivere follow-up, arriva al punto e arriva velocemente! Questo non significa scrivere solo una singola frase, ma significa creare un'e-mail snella senza alcun contenuto superfluo. Crea paragrafi snelli e puliti lungo le seguenti linee (o simili):
- Saluto
- Paragrafo 1: un ringraziamento e una chiara dichiarazione che stai seguendo.
- Paragrafo 2: un breve riepilogo dei dettagli del tuo contatto.
- Paragrafo 3: una rapida riaffermazione del tuo interesse o entusiasmo.
- Paragrafo 4: una dichiarazione che "non vedi l'ora" di un aggiornamento o che "sarebbe apprezzato".
- Chiusura
Passaggio 4. Fornisci tutte le informazioni pertinenti di cui il destinatario ha bisogno
Assicurati che l'altra persona debba fare il meno possibile per darti un seguito. L'unico motivo per cui non ti hanno ancora risposto è probabilmente perché sono stati occupati. Quindi, se devono guardare indietro attraverso le loro note o file per ottenere informazioni sulla tua precedente interazione, è più probabile che decidano che non vale nemmeno la pena di tornare da te ora.
- Se hai avuto un colloquio, menziona la data e l'ora specifiche, il nome della posizione e un riassunto molto veloce del colloquio o un aneddoto o un episodio selezionato da esso. Ad esempio: "Sto scrivendo per dare seguito alla nostra intervista lo scorso lunedì 23 a mezzogiorno. Probabilmente ricorderai che ero così ansioso di parlare della posizione di direttore delle vendite che ho quasi rovesciato il mio caffè sulla tua scrivania!”
- Assicurati di fornire informazioni chiare per ogni forma di contatto che vuoi che abbiano la possibilità di utilizzare: e-mail, telefono/testo, posta, ecc.
Metodo 3 di 3: essere chiari, concisi e rispettosi
Passaggio 1. Ringrazia il destinatario e dichiara che stai seguendo fin dall'inizio
Non seppellire il fatto che stai scrivendo un follow-up nel mezzo dell'e-mail. Invece, fai sapere subito alla persona perché ti stai rivolgendo a loro e mostra loro un po' di apprezzamento mentre ci sei!
Prova qualcosa del genere: "Grazie ancora per aver trovato il tempo di incontrarmi giovedì scorso. Vi scrivo per dare seguito a quell'incontro e ai vostri pensieri sulla mia proposta"
Passaggio 2. Ricapitola la tua interazione e riafferma rapidamente il tuo interesse
Dai alla persona un aggiornamento sul tuo contatto precedente, specialmente in uno scenario di lavoro quando sai che l'altra persona ha gestito molte interviste, riunioni e così via. Assicurati che ricordino immediatamente chi sei e di cosa hai discusso.
Ad esempio: "È stato un piacere presentare il mio piano per semplificare le operazioni di fatturazione e spero che tu condivida il mio entusiasmo nel lavorare insieme per implementarlo"
Passaggio 3. Sii diretto ed educato, non invadente, scusato o passivo-aggressivo
Non vergognarti di seguire! È una buona cosa confermare il tuo interesse e il tuo desiderio di sapere a che punto sei, purché lo faccia in modo educato e rispettoso. Ricorda che non ti spetta una risposta alle tue condizioni, tuttavia, fai una richiesta, non una richiesta.
- Usa un tono come questo: "Non vedo l'ora di sentire la mia posizione riguardo alla posizione di sensibilizzazione della comunità".
- Non essere invadente: "Ieri hai promesso una risposta e ho bisogno di sentirti il prima possibile".
- Non essere nemmeno passivo-aggressivo: "Immagino di non aver ottenuto il lavoro perché non sei mai tornato da me, ma vorrei una conferma di ciò".
Passaggio 4. Mostra e dì al destinatario che apprezzi il suo tempo
Usare un oggetto chiaro e arrivare subito al punto della tua email mostra rispetto per il tempo dell'altra persona. È anche una buona idea affermare specificamente una o due volte nel messaggio che apprezzi il tempo che ti stanno dedicando. Non è necessario e nemmeno utile esagerare con l'adulazione, ma mostrare un po' di rispetto migliora sempre le tue possibilità di una risposta rapida.
- Ad esempio: "So che sei molto impegnato in questo periodo dell'anno e apprezzo il tempo che hai trascorso a interagire con me".
- Oppure: “Grazie ancora per aver trovato il tempo di rispondere alle mie domande giovedì scorso. Ho solo un'altra richiesta veloce."
- Se la persona è stata troppo impegnata per risponderti, mostrarle e dirle quanto apprezzi il suo tempo è un ottimo modo per convincerla a rispondere!
