L'e-mail è una forma di comunicazione comune e sapere come presentarsi a qualcuno tramite e-mail può aiutare la tua carriera e gli sforzi di networking. Scrivere un'e-mail introduttiva chiara e succinta aumenterà le possibilità che il destinatario si prenda il tempo necessario per leggerla e interagire con te. Evita alcuni degli errori più comuni per assicurarti di distinguerti dalla massa.
Passi
Metodo 1 di 3: partire alla grande
Passaggio 1. Rendi chiara la riga dell'oggetto
Il destinatario dovrebbe avere una buona idea di cosa tratta l'e-mail prima ancora di aprirla. Sii anche breve; un argomento lungo può essere ingombrante. Per un'e-mail introduttiva, di solito è perfettamente accettabile scrivere "Introduzione - Il tuo nome".
I dispositivi mobili in genere mostrano solo circa 25-30 caratteri dell'oggetto, quindi mantienilo breve
Consiglio:
Assicurati di scrivere prima la riga dell'oggetto! Un errore comune è quello di salvare la riga dell'oggetto per ultima, il che può portare a dimenticare di scriverla.
Passaggio 2. Apri con un saluto aziendale
Non iniziare con "Ciao" o "Ciao". Puoi usare i saluti in questo modo una volta che hai conosciuto la persona. Inizia con un vero e proprio saluto aziendale. Evita di usare il nome del destinatario nel saluto.
- "Cara signora/signor/signora." - Se non sei affatto sicuro dello stato civile della donna a cui stai inviando l'email, dovresti sempre utilizzare per impostazione predefinita "Ms." in quanto meno presuntuoso.
- "A chi può interessare" - Questo dovrebbe essere usato solo se non sei sicuro di chi riceverà il messaggio.
Passaggio 3. Presentati
La tua prima frase dovrebbe presentarti al destinatario. Ciò consente loro di associare un nome al resto del messaggio di posta elettronica.
- "Il mio nome è…"
- Fornisci il tuo titolo, se applicabile. Se hai più titoli, non elencarli tutti, solo il più importante o pertinente.
Metodo 2 di 3: Mantenerlo conciso
Passaggio 1. Spiega come hai ottenuto l'indirizzo email del destinatario
Fai sapere al destinatario come hai scoperto le sue informazioni di contatto. Questo aiuta a dimostrare che hai attraversato i canali appropriati per raggiungerli.
- "Il tuo responsabile dell'ufficio mi ha indirizzato verso questo indirizzo email"
- "Ho trovato questo indirizzo email sul tuo sito web"
- "Il tal dei tali ha detto che dovevo mettermi in contatto con te"
Passaggio 2. Parla dell'ultima volta che ti sei incontrato (se applicabile)
Fare jogging nella memoria della persona può portare a un maggiore coinvolgimento.
- "Abbiamo parlato brevemente alla conferenza la scorsa settimana"
- "Abbiamo parlato al telefono ieri"
- "Ho visto la tua presentazione su…"
Passaggio 3. Condividi un interesse comune
Questo può aiutarti a relazionarti con il tuo destinatario ed evitare che le tue email di lavoro sembrino troppo fredde. Per determinare gli interessi reciproci, potrebbe essere necessario fare una piccola ricerca sul destinatario. Le possibili aree di ricerca includono Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Assicurati di far sapere alla persona dove hai trovato questo interesse reciproco, altrimenti diventerai uno stalker.
- Se possibile, cerca di mantenere l'interesse reciproco legato all'attività, ad esempio qualcosa nel tuo campo o una passione professionale che condividete entrambi.
Passaggio 4. Fornisci il motivo per cui ti contatti
Non aspettare troppo per arrivare al punto. Nessuno leggerà un'e-mail composta da più paragrafi molto prima che appaia qualcosa che assomigli al punto. Spiega in modo chiaro e diretto cosa vuoi e perché stai contattando quella persona al riguardo. Se stai chiedendo consigli o facendo qualche altra richiesta, assicurati che sia gestibile, soprattutto se questo è il tuo primo contatto.
- "Sono interessato a saperne di più su…"
- "Mi piacerebbe incontrarti qualche volta per discutere…"
- "Vorrei un vostro parere su…"
Passaggio 5. Mantieni la tua email focalizzata su un argomento
Lasciare che la tua e-mail serpeggia può far perdere interesse al destinatario o dimenticare il motivo per cui stavi inviando un'e-mail in primo luogo.
Consiglio:
Chiedi al destinatario solo una cosa nella tua email.
Metodo 3 di 3: Disconnessione
Passaggio 1. Ringrazia il destinatario per il suo tempo
A nessuno piace leggere tutte le loro email, quindi assicurati di ringraziare il tuo destinatario per aver dedicato del tempo a leggere la tua. Questa semplice cortesia migliorerà notevolmente l'umore dei tuoi destinatari e aumenterà le possibilità che tu riceva una risposta.
- "Apprezzo che tu abbia trovato il tempo di leggere questa email."
- "Grazie per aver dedicato del tempo al tuo programma per leggere questo."
Passaggio 2. Fornire un invito all'azione
Chiedi al destinatario di scriverti, chiama, pensa alla tua proposta o qualsiasi altra cosa per coinvolgerlo. Fare una domanda è un altro ottimo modo per aumentare il coinvolgimento.
- "Chiamami quando hai del tempo libero"
- "Ci vediamo presto per pranzo"
- "Quali sono i tuoi pensieri su…?"
- "Attendo la tua risposta"
Passaggio 3. Termina l'e-mail
Quando termini un'e-mail professionale, assicurati che il tuo finale sia grato ma conciso. Un semplice saluto finale manterrà la tua e-mail professionale pur esprimendo la tua gratitudine.
- "Cordiali saluti,"
- "Grazie,"
- "Cordiali saluti,"
- "Migliore,"
- Evita "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Saluti!", "Pace", "Grazie per la considerazione".
Passaggio 4. Includi la tua firma
Se non hai configurato il tuo servizio di posta elettronica per includere la tua firma, assicurati di terminare con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto. Non sovraccaricare questa parte con cinque numeri di telefono, due indirizzi e-mail e tre siti web. Mantieni le cose semplici in modo che il destinatario conosca il modo migliore per ricontattarti. Evita di includere citazioni nella tua firma.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Passaggio 5. Rileggi l'e-mail
Prima di fare clic sul pulsante "Invia", prenditi del tempo per leggere la tua email un paio di volte, correggendo eventuali errori che trovi lungo la strada. Poiché questa email sarà probabilmente il tuo primo contatto con il destinatario, devi lasciare la migliore impressione possibile. Errori ortografici e grammaticali renderanno rapidamente la tua email molto meno professionale.
