Puoi utilizzare gli account delle risorse per pianificare e prenotare attrezzature, stanze e servizi invitandoli a eventi tramite e-mail in Microsoft Outlook. Gli account delle risorse rendono la prenotazione degli strumenti sul posto di lavoro un processo facile e organizzato. Se una risorsa specifica è già prenotata per un tempo specifico, l'account può essere impostato per accettare o rifiutare automaticamente le richieste di pianificazione. Ecco alcuni passaggi su come creare un account di risorse all'interno di Microsoft Outlook.
Passi
Metodo 1 di 3: creare un account di posta elettronica per la risorsa. Assegna alla tua risorsa un account di posta elettronica e un nome descrittivo della risorsa; come "Televisione" o "Sala conferenze nord"
Metodo 2 di 3: creare un account risorsa in Microsoft Outlook 97
Passaggio 1. Dal menu "Strumenti", fare clic su "Opzioni
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda "E-mail"
In "Impostazioni per l'elaborazione automatica della posta", seleziona "Elabora richieste e risposte all'arrivo", quindi fai clic su "OK"
Passaggio 3. Fare clic su "Pianificazione avanzata" nella scheda "Calendario"
- Seleziona le opzioni desiderate nella sezione chiamata "Elaborazione delle convocazioni di riunione".
- Fare clic su "OK" per chiudere la finestra di dialogo.
Passaggio 4. Fare clic sulla scheda "Delegati"
Fare clic su "Aggiungi" e digitare il nome dell'account delegato.
- Nella casella "Delega autorizzazione", fai clic su "Editor nell'elenco Calendario" e seleziona "Il delegato riceve copie dei messaggi relativi alla riunione inviati a me", quindi fai clic su "OK".
- Fai clic su "Invia richieste di riunione e risposte solo al mio delegato, non a me", quindi fai clic su "OK".
Metodo 3 di 3: creare un account risorsa in Microsoft Outlook 98 e 2010
Passaggio 1. Vai al menu "Strumenti"
Fare clic su "Opzioni".
Passaggio 2. Fare clic su "Opzioni calendario", quindi fare clic su "Pianificazione risorse
- Seleziona le opzioni desiderate nella sezione "Elaborazione delle convocazioni di riunione", quindi fai clic su "OK".
- Rimuovi il segno di spunta accanto a "Promemoria predefinito" all'inizio della sezione Calendario.
Passaggio 3. Vai alla scheda "Delegati"
Fare clic su "Aggiungi" e digitare il nome dell'account delegato.
- Nella casella Autorizzazione delegato, fare clic su "Editor nell'elenco Calendario" e selezionare "Il delegato riceve copie dei messaggi relativi alla riunione inviati a me", quindi fare clic su "OK".
- Fare clic per selezionare "Invia richieste di riunione e risposte solo al mio delegato, non a me", quindi fare clic su "OK".
Suggerimenti
- Dopo aver creato una risorsa, potrebbero essere necessari alcuni minuti per l'aggiornamento a seconda della velocità di elaborazione del server Microsoft Exchange. Per consentire l'elaborazione, lasciare inattivo il computer locale per almeno 30 secondi.
- Prima di poter creare una nuova risorsa in Outlook, devi già disporre di un account di posta elettronica configurato per il delegato. Puoi utilizzare un account di posta elettronica esistente o configurare un account dedicato per il delegato.
- È possibile configurare gli account delle risorse per rispondere automaticamente alle convocazioni di riunione. Questo può essere fatto nella scheda "Calendario" in "Pianificazione avanzata".
- Per semplificare la gestione di più risorse, è possibile configurare un computer dedicato che sia connesso all'account delegato in Microsoft Outlook. In questo modo, puoi gestire facilmente le prenotazioni di diverse risorse contemporaneamente.
