Le aziende impiegano professionisti delle risorse umane per gestire qualsiasi cosa, dalle questioni relative al libro paga e alle politiche ai reclami legali. Se hai una domanda legale o politica o un problema serio con uno dei tuoi colleghi, potresti dover contattare un rappresentante nel dipartimento delle risorse umane. Le risorse umane possono anche essere il primo dipartimento che contatti in una determinata azienda. È una buona idea iniziare questa conversazione con una semplice e-mail formale per presentare la persona al tuo problema specifico.
Passi
Metodo 1 di 3: scrittura e invio dell'e-mail
Passaggio 1. Indirizza la tua email alla persona giusta
Controlla la directory delle risorse umane e vedi se c'è una persona assegnata per gestire il tipo di problema che devi affrontare. Potrebbe anche esserci un punto di contatto assegnato al tuo dipartimento all'interno dell'azienda. Se sei preoccupato che il tuo problema venga preso sul serio, puoi anche contattare direttamente il responsabile delle risorse umane.
Controlla che solo la persona che vuoi contattare sia indirizzata nell'e-mail. Soprattutto se si tratta di un problema privato o delicato, non vorrai inviarlo accidentalmente alla persona sbagliata. Prestare particolare attenzione a rimuovere eventuali elenchi che potrebbero inviare l'e-mail a un determinato gruppo di dipendenti
Passaggio 2. Scrivi una riga dell'oggetto specifica che indichi che è necessaria un'azione
Un oggetto chiaro che comunichi sia il tuo problema che il livello di urgenza che gli stai assegnando aiuterà le risorse umane a dare priorità al tuo problema. Se lasci questa riga vuota o poco chiara, la tua corrispondenza potrebbe rimanere nascosta nella casella di posta di qualcuno.
Utilizzare righe come: "Problema legale - Azione richiesta", "Cambiamento delle circostanze personali - È necessaria l'attenzione immediata", "Domanda urgente sulla politica" o "Intervista recente - Grazie"
Passaggio 3. Usa saluti formali all'inizio e alla fine della tua email
Vuoi impostare un tono formale e professionale all'inizio di questa conversazione. Questo aiuterà le risorse umane a sapere che stai trattando seriamente il problema. Anche se conosci personalmente il rappresentante, ricorda che si tratta di una discussione professionale e non solo amichevole.
Inizia con "Caro [nome completo del rappresentante]" e termina con "Cordiali saluti" o "Grazie per il tuo tempo, [nome completo]"
Passaggio 4. Scrivi contenuti chiari, diretti e specifici
Mantieni le tue frasi brevi e al punto. Non fornire più informazioni del necessario, poiché non vuoi che il lettore si impantani nell'e-mail. Non includere dettagli che potrebbero confondere le risorse umane sul tuo problema. Puoi affrontare dettagli complicati di persona.
Passaggio 5. Descrivi il problema con precisione
Spiega l'esatta natura del tuo problema. Fornisci una cronologia di quando il problema è iniziato o inizierà. Chiarire se ritieni che si tratti di un problema legale o di un problema che può essere gestito dall'azienda stessa.
Se stai contattando le risorse umane per chiedere informazioni sulle opportunità di lavoro, non introdurrai alcun problema. Piuttosto, presentati e spiega il tuo contatto passato con l'azienda. Sii chiaro su quali azioni ti aspetti o vorresti che il rappresentante intraprendesse
Passaggio 6. Nota se hai la documentazione del tuo problema
Le risorse umane vorranno sapere subito come affrontare i problemi legali o politici. La tua documentazione potrebbe influenzare la loro risposta, poiché aiuterà a chiarire sia la gravità del problema che le ripercussioni legali che un determinato dipendente potrebbe dover affrontare. Rendi il tuo rappresentante a conoscenza di tutte le "prove" che hai in tuo possesso e offri di portarle a una riunione di persona.
- Se possibile, ti consigliamo di presentare alle risorse umane la prova di eventuali problemi legali. Sfortunatamente, la maggior parte dei dipartimenti delle risorse umane cercherà di proteggere l'azienda, se possibile.
- Se stai subendo molestie o discriminazioni, tieni un registro delle date degli incidenti e conserva tutta la corrispondenza scritta che include un linguaggio incriminante.
- Conserva le copie elettroniche e cartacee di qualsiasi documentazione fornita alle risorse umane. Dovresti conservare l'originale e fornire copie alle risorse umane.
Passaggio 7. Spiega cosa hai fatto per risolvere il problema
Potresti aver già provato a risolvere il problema prima di contattare le risorse umane. Forse hai avuto una conversazione con il tuo capo o collega, o hai persino informato che avresti contattato le risorse umane. Il rappresentante apprezzerà avere queste informazioni, in quanto lo aiuterà a capire chi è già a conoscenza del problema.
Per questioni di cambiamento delle circostanze personali, questa comunicazione può sembrare meno formale. Se stai andando in congedo di maternità o paternità, ad esempio, probabilmente hai già informato il tuo capo del tuo stato e stai semplicemente seguendo le risorse umane
Passaggio 8. Richiedi un incontro di persona
Un incontro in cui ti siedi faccia a faccia con il tuo rappresentante ti aiuterà a discutere il problema in dettaglio. Ciò fornirà al rappresentante l'opportunità di porre eventuali domande di follow-up o chiarimenti. La tua e-mail è il luogo perfetto per iniziare a pianificare quell'incontro critico. Informali dei blocchi nel tuo programma e chiedi loro di pianificare di conseguenza.
Passaggio 9. Assicurati che le tue informazioni di contatto siano incluse
Le risorse umane potrebbero volerti contattare telefonicamente, quindi includi diversi metodi di contatto nella parte inferiore dell'e-mail. Queste informazioni possono andare direttamente sotto il tuo nome dopo che ti sei disconnesso dalla corrispondenza. Ricontrolla l'accuratezza dei numeri di telefono e delle e-mail che hai fornito.
Passaggio 10. Modifica la tua email per errori di battitura, ortografia e grammatica
La maggior parte dei servizi di posta elettronica dispone di un servizio di controllo ortografico. Quindi, leggi la tua e-mail per individuare errori grammaticali, parole mancanti e problemi di chiarezza.
Metodo 2 di 3: dare seguito a un'e-mail inviata
Passaggio 1. Ringrazia le risorse umane per qualsiasi risposta che inviano
Innanzitutto, ringrazia il rappresentante per aver dedicato del tempo a esaminare il tuo caso, poiché ciò imposterà immediatamente un tono di cortesia nella tua conversazione. Assicurati di rispondere rapidamente a qualsiasi risposta inviata dalle risorse umane. Ciò indicherà che rimani preoccupato per il problema e dovrebbe anche comunicare il tuo desiderio di affrontarlo prima piuttosto che dopo.
Passaggio 2. Organizza tutti i materiali necessari per il tuo incontro di persona
Preparati per la riunione creando una cartella di file speciale contenente tutti i documenti che intendi portare. Se hai una domanda sulla politica, porta il manuale del dipendente con le politiche specifiche contrassegnate. Questo aiuterà la riunione a svolgersi senza intoppi una volta arrivato.
Passaggio 3. Considera l'assunzione di un consulente legale se stai sollevando problemi legali
Se sei preoccupato di proteggerti da eventuali azioni che l'azienda potrebbe intraprendere contro di te, parla con un avvocato. Possono fornirti informazioni sui tuoi diritti e potresti decidere di portarli a qualsiasi incontro di persona. Potresti voler informare le risorse umane dei tuoi piani per assumere un avvocato se scegli di seguire questa strada.
Assicurati di essere a conoscenza dei costi associati all'assunzione di un avvocato. La maggior parte sarà costosa, quindi dovrai soppesare queste preoccupazioni di bilancio con la tua necessità di protezione legale
Passaggio 4. Invia un'e-mail una seconda volta se hai aspettato una settimana senza risposta
Una settimana è generalmente considerata un periodo di tempo appropriato per l'attesa prima di inviare un'e-mail di follow-up. Se hai a che fare con un problema particolarmente urgente, puoi inviare un follow-up dopo 24 ore. Piuttosto che preoccuparti di assillare il tuo rappresentante, ricorda che ha molte responsabilità. Potrebbero aver bisogno di ricordare che sei uno di loro.
Metodo 3 di 3: decidere se contattare le risorse umane
Passaggio 1. Risolvi il problema da solo, se puoi
Se hai un problema semplice e non legale che non riguarda la politica aziendale, potresti essere in grado di risolverlo da solo. Se possibile, discuti del problema con il tuo capo o con i colleghi per risolvere il problema con loro. Le risorse umane apprezzeranno la conoscenza dei passaggi che hai intrapreso per trovare una soluzione prima di rivolgerti a loro.
Se, ad esempio, ritieni che il tuo capo ti stia programmando per troppi fine settimana, parla prima con il tuo capo. Inoltre, non vuoi andare alle risorse umane con un reclamo non critico come "Non mi piace il mio spazio ufficio"
Passaggio 2. Rivedi il manuale del tuo dipendente per verificare le politiche della tua azienda
Potresti sentire che stai riscontrando una violazione della politica aziendale. Prima di contattare le risorse umane, rileggi le politiche specifiche relative al tuo problema. Dovrai essere in grado di citare quegli esempi in tutte le discussioni che hai con le risorse umane.
Ad esempio, se temi di non ricevere abbastanza pause durante l'orario di lavoro, controlla le regole scritte sui tempi di pausa. È possibile che la tua azienda abbia solo una politica di rottura informale, piuttosto che codificata, il che significa che le risorse umane non possono fare molto per aiutarti in una veste ufficiale
Passaggio 3. Contatta immediatamente le risorse umane se vieni molestato sul lavoro
Non esitare a contattare se stai subendo qualsiasi tipo di molestia verbale, fisica o sessuale da qualsiasi fonte al lavoro. Sei legalmente protetto da questo tipo di comportamento e le risorse umane sono obbligate ad aiutarti e proteggerti.
Tuttavia, non aspettarti che le risorse umane possano avere conversazioni ufficiose su questi problemi. Una volta segnalato, sono tenuti ad agire
Passaggio 4. Contatta le risorse umane se le tue circostanze personali stanno cambiando
Le risorse umane possono aiutarti a pianificare eventuali cambiamenti imminenti nella tua situazione lavorativa, ad esempio se ti stai preparando a prendere il congedo di maternità. Saranno in grado di assicurarti di ricevere tutti i vantaggi e la copertura. Possono anche contattare le persone dell'azienda che devono essere informate delle mutevoli circostanze.
Passaggio 5. Contatta le risorse umane se hai bisogno di protezione del governo
Sul lavoro possono verificarsi alcune situazioni che danno diritto a protezione o compensazione da parte del governo. Se, ad esempio, ti fai male sul lavoro, le risorse umane possono aiutarti a coordinare la copertura delle tue spese mediche.
Ciò richiederà probabilmente la compilazione di documenti con le risorse umane, quindi preparati a questo processo
Passaggio 6. Contattare le risorse umane se si desidera accedere alla formazione professionale
Potrebbero essere disponibili programmi di formazione o tutoraggio che ti permetterebbero di avanzare nella tua azienda. Le risorse umane possono fornirti tutte le informazioni necessarie su queste opzioni e possibilmente coordinare il tuo ingresso in questi programmi. Questa potrebbe essere una grande opportunità per portare la tua carriera al livello successivo.
Passaggio 7. Chiedi aiuto alle risorse umane per le sistemazioni necessarie
Le risorse umane possono anche aiutarti a soddisfare qualsiasi esigenza individuale che potresti avere sul lavoro. Il tuo ambiente di lavoro dovrebbe includere risorse che ti consentano di godere delle stesse opportunità di successo di qualsiasi altro dipendente.
Se ritieni che non ci siano risorse per disabili appropriate, ad esempio, le risorse umane affronteranno questo problema. Il dipartimento può anche collaborare con te per garantire che ci sia un posto designato per le madri che allattano
Passaggio 8. Rivolgiti alle risorse umane se stai cercando un lavoro
Occasionalmente, contattare un rappresentante delle risorse umane presso una determinata azienda può consentire di ricevere informazioni sulle attuali opportunità di lavoro o opportunità per colloqui informali e "informativi" con gli attuali dipendenti. Puoi anche contattare le risorse umane per ringraziare per una recente intervista che hai completato con la loro azienda.
Se non ricevi una risposta dopo una settimana, puoi inviare un'e-mail di follow-up. Dopodiché, potresti dover lasciare andare questa compagnia
Passaggio 9. Evitare di contattare le risorse umane con lamentele personali
Ricorda che le risorse umane lavorano prima per l'azienda, quindi non sono le persone a cui rivolgersi se vuoi solo sfogarti. Anche se non dovresti assolutamente evitare di segnalare situazioni che ti fanno sentire a disagio o discriminato, fai attenzione a distinguere tra problemi che potrebbero essere semplicemente fastidiosi o meschini e problemi legali più seri.
