Hai paura che il tuo PowerPoint faccia addormentare il tuo pubblico? O che inizierai la tua presentazione solo per realizzare che metà delle tue diapositive sono inutili? Probabilmente ti sei seduto con la tua giusta dose di noiosi PowerPoint e ora sei determinato che la tua presentazione sarà migliore. Con alcune semplici modifiche, puoi avere un PowerPoint efficace che il tuo pubblico troverà utile e coinvolgente.
Passi
Metodo 1 di 4: creazione dei tuoi contenuti
Passaggio 1. Scrivi il tuo discorso prima di iniziare a creare PowerPoint
È difficile fare una presentazione se non sai cosa intendi dire. Fai un brainstorming su ciò che hai intenzione di dire e dividilo in pezzi. Quindi, fai uno schema o prendi appunti per te stesso. Potresti anche creare un breve script.
Usa la tua struttura o le tue note per aiutarti a decidere cosa deve essere incluso nelle tue diapositive
Passaggio 2. Personalizza le informazioni per adattarle al tuo pubblico
Probabilmente creeresti presentazioni molto diverse per una classe di studenti delle scuole superiori rispetto a un gruppo di dirigenti aziendali, anche se l'argomento è lo stesso. Considera l'età media e il background dei membri del tuo pubblico quando scrivi le tue diapositive. Presenta le tue idee in un modo che sia facilmente digeribile per loro.
- Se il tuo pubblico avrà meno conoscenze di base sul tuo argomento, evita di usare il gergo e dedica un po' più di tempo a spiegare i concetti che devono comprendere.
- Se stai parlando con persone che sanno molto sul tuo argomento, probabilmente non è necessario includere tutto lo sfondo e potrebbe andare bene usare un gergo comune.
- Per un pubblico con background misto, potresti includere alcune informazioni di base, se necessario, ma potresti mantenerle minime in modo che i membri del pubblico molto informati non si annoino.
Passaggio 3. Includi solo le informazioni essenziali per migliorare la leggibilità
Probabilmente vorrai fornire al tuo pubblico quante più informazioni possibili, ma faranno fatica a leggere diapositive piene di testo. Non preoccuparti di scrivere frasi complete o di elencare ogni singolo dettaglio. Includi solo i punti salienti, come i punti principali, i dati e i concetti chiave.
- Supponiamo che tu stia facendo una presentazione che spieghi i risultati di un sondaggio che hai condotto in un parco locale. La tua diapositiva potrebbe includere punti elenco che dicono: "Sondaggio condotto nell'arco di 3 mesi", "Solo gli adulti inclusi", "Il 62% desidera nuove attrezzature per parchi giochi" e "Il 32% desidera installare uno splash pad".
- La tua presentazione non dovrebbe includere tutto ciò che hai intenzione di dire.
Passaggio 4. Limitati a 5 righe di testo per diapositiva con un massimo di 6-8 parole per riga
Vuoi che il tuo pubblico ascolti quello che stai dicendo, non legga paragrafi di informazioni sulle tue diapositive. Le tue diapositive più lunghe dovrebbero avere un limite di 5 righe, con la maggior parte delle tue diapositive con da 2 a 4 righe di testo. Scegli attentamente le tue parole in modo che il pubblico veda solo ciò che deve ricordare dalla tua presentazione.
Ciò significa che le tue diapositive non dovrebbero contenere più di 40 parole
Metodo 2 di 4: Progettare la tua presentazione
Passaggio 1. Applicare un modello coerente con una combinazione di colori minimalista
Non stressarti troppo per il tuo tema. Non hai bisogno di una tavolozza di colori complicata o di un design unico per creare un PowerPoint coinvolgente. Alla maggior parte delle persone piace un formato semplice che sia piacevole per gli occhi. Scegli un modello che includa 2-3 colori e un design semplice.
- Quando apri una nuova presentazione di PowerPoint, la scheda del modello si aprirà automaticamente. Puoi scegliere un modello in primo piano o cercare uno stile specifico. È meglio impostare un modello prima di fare qualsiasi altra cosa, poiché la modifica del modello può spostare il posizionamento del testo e delle immagini esistenti.
- Ad esempio, potresti scegliere un modello che ha un bordo semplice e utilizza una combinazione di colori di nero e giallo o marrone e bianco. Se rappresenti un'organizzazione, potresti usare i loro colori.
- Le presentazioni di PowerPoint sono in genere in orizzontale, quindi in genere è meglio non cambiare l'orientamento della diapositiva in verticale.
Passaggio 2. Scegli colori contrastanti per lo sfondo e il testo per la leggibilità
La scelta dei colori sbagliati può rendere difficile la lettura delle diapositive. Se il tuo sfondo è un colore scuro, scegli un colore chiaro per il tuo carattere. Se stai usando un colore chiaro per lo sfondo, scegli un carattere scuro. Usa gli stessi colori su tutte le diapositive.
- Di solito va bene usare i colori predefiniti per il tema scelto. Tuttavia, potresti decidere di cambiarli se il testo si fonde con lo sfondo.
- È possibile modificare i colori utilizzando la casella dei colori sulla barra degli strumenti nella parte superiore dello schermo.
- Ad esempio, potresti utilizzare testo bianco su sfondo marrone o testo nero su sfondo bianco. In generale, il testo chiaro su uno sfondo scuro è più facile da leggere.
- Usa sempre sfondi solidi. Le stampe e i design possono sembrare belli, ma rendono più difficile per il tuo pubblico leggere il tuo testo.
- Non usare mai rosso e verde insieme o blu e giallo insieme, poiché le persone daltoniche non saranno in grado di leggere il materiale.
Passaggio 3. Scegli un carattere chiaro e leggibile per i titoli e il corpo del testo
Va bene utilizzare un singolo carattere per l'intera presentazione, ma potresti preferire un carattere di intestazione per i titoli delle diapositive e un carattere di testo per le informazioni nel corpo delle diapositive. Tuttavia, resisti alla tentazione di utilizzare più caratteri per diversi tipi di informazioni, poiché potrebbe rendere la tua presentazione non professionale e confondere il pubblico.
- Come con i colori, potresti decidere di utilizzare i caratteri predefiniti forniti con il tema che scegli. Tuttavia, assicurati che la dimensione del carattere non sia troppo piccola.
- Vedrai i menu a discesa per lo stile e la dimensione del carattere lungo la barra degli strumenti nella parte superiore dello schermo. Fare clic sul menu per selezionare lo stile e la dimensione desiderati.
- I caratteri sans serif come Arial e Helvetica sono i più facili da leggere in una presentazione, quindi sono un'ottima opzione. Potresti usare Arial per i tuoi titoli e Helvetica per il tuo corpo di testo.
- Non usare un font divertente o sciocco, come Comic Sans. Possono rendere il tuo PowerPoint meno efficace minando il tuo messaggio.
Passaggio 4. Imposta il tuo carattere tra 24 pt e 48 pt in modo che sia visibile
Quando guardi la tua presentazione sullo schermo di un computer, un carattere piccolo sembra fantastico. Tuttavia, una volta che la tua presentazione viene proiettata su uno schermo, quel carattere potrebbe essere troppo piccolo per essere letto dalla maggior parte del tuo pubblico. Imposta sempre il tuo carattere su almeno 24 pt in modo che le persone possano vedere il tuo testo e utilizzare la stessa dimensione del carattere per tutte le tue diapositive.
- Per vedere se il carattere è abbastanza grande, posizionati a circa 1,8 m di distanza dal monitor del computer e verifica se riesci a leggere il carattere.
- Considera quante persone saranno nel tuo pubblico quando imposti il carattere. Se stai facendo una presentazione in una piccola sala conferenze, un font a 24 pt probabilmente avrà un bell'aspetto. Tuttavia, se stai presentando in un grande auditorium, potrebbe essere necessario utilizzare un carattere di 48 pt.
Passaggio 5. Allinea il testo a sinistra in modo che sia facile da leggere
Sebbene non ci sia una regola per cui non puoi centrare il testo, è generalmente più facile per il tuo pubblico leggere il testo se è allineato a sinistra. In questo modo i punti elenco si allineeranno ordinatamente. Se vuoi che il tuo testo sia al centro della pagina, rimpicciolisci semplicemente le dimensioni della casella di testo e usa il mouse per spostare la casella al centro della diapositiva.
Puoi anche riempire uno spazio vuoto sulla diapositiva con un'immagine
Passaggio 6. Utilizzare il testo in grassetto o ingrandito per titoli o fatti chiave
Va bene saltare questo, ma potresti avere alcuni punti o dati che vuoi evidenziare nella tua presentazione. In tal caso, vai avanti e aggiungi il testo in grassetto o ingrandiscilo leggermente in modo che risalti. Assicurati di utilizzarlo in modo minimo in modo che il pubblico riconosca che il testo evidenziato è importante.
- Ad esempio, puoi mettere in grassetto le statistiche che utilizzi nella presentazione. Potresti scrivere: "Fino a 64% degli studenti ha migliorato i punteggi dei test”.
- Allo stesso modo, puoi usarlo per evidenziare parole specifiche, come "Maggioranza molto soddisfatto con i servizi del parco.»
Passaggio 7. Seleziona una transizione di diapositiva di base che non distragga
Hai così tante divertenti transizioni tra cui scegliere e potresti essere tentato di far volare le tue diapositive, scomparire o girare quando fai clic sulla diapositiva successiva. Tuttavia, i membri del pubblico trovano questo fastidioso dopo alcune diapositive e possono distrarre dal tuo messaggio. Scegli invece una singola e semplice transizione per passare da una diapositiva all'altra.
- Puoi selezionare e modificare le transizioni facendo clic sulla scheda transizioni nella parte superiore dello schermo. Quando si apre il menu, fai clic sulla transizione che desideri provare per vedere un'anteprima.
- La transizione della dissolvenza è un'ottima opzione. Quando fai clic sulla diapositiva successiva, il lato corrente svanirà per rivelare la nuova diapositiva.
- Potresti anche provare la transizione della copertina, in cui la nuova diapositiva sembra spostarsi davanti alla vecchia diapositiva.
Passaggio 8. Limita le animazioni e gli effetti sonori per un aspetto più professionale
Probabilmente hai visto presentazioni in cui le parole rimbalzavano sullo schermo o un campanello suonava quando la diapositiva cambiava. Tuttavia, la tua presentazione sarà più efficace se mantieni il tuo design semplice. Usa queste funzioni solo se vuoi evidenziare una particolare diapositiva o informazione.
Potresti utilizzare animazioni su una singola diapositiva che è molto importante per la tua presentazione. Ad esempio, se stai utilizzando un grafico per presentare alcuni dati, potresti includere un effetto sonoro solo sulla diapositiva del grafico
Metodo 3 di 4: inserire i tuoi contenuti nelle diapositive
Passaggio 1. Pianifica di dedicare circa 1 minuto a ciascuna diapositiva
Non vuoi cambiare le diapositive troppo spesso perché il tuo pubblico potrebbe perdere la concentrazione. In generale, è necessaria circa 1 diapositiva per ogni minuto della presentazione. Includi informazioni sufficienti su ciascuna diapositiva per riempire quel minuto.
- La quantità di informazioni di cui hai bisogno su ogni diapositiva dipenderà da ciò che intendi dire. Considera quante spiegazioni darai su ogni punto per aiutarti a decidere quante informazioni includere in ogni diapositiva.
- Non è necessario dedicare esattamente 1 minuto a ciascuna diapositiva, ma utilizzalo come linea guida approssimativa. Va bene spendere 45 secondi su 1 diapositiva e 90 secondi su un'altra. Tuttavia, cerca di evitare diapositive su cui trascorri solo 20-30 secondi.
- Rischi di perdere l'attenzione del pubblico ogni volta che cambi diapositiva, quindi non vorrai farlo troppo spesso.
Passaggio 2. Riduci al minimo l'uso della punteggiatura perché ingombra la diapositiva
Probabilmente sei preoccupato di usare una cattiva grammatica nella tua presentazione, ma un PowerPoint è diverso da un saggio o un rapporto. Non preoccuparti di inserire virgole o punti alla fine degli elenchi puntati. Inoltre, cerca di ridurre le frasi lunghe in modo che non abbiano bisogno di punteggiatura. È assolutamente normale avere frammenti di frase in un PowerPoint.
Se usi molta punteggiatura, probabilmente hai troppe informazioni sulle tue diapositive. Torna indietro e vedi cosa puoi ritagliare per arrivare all'essenziale
Passaggio 3. Non utilizzare tutte le maiuscole eccetto nei titoli
Potresti pensare che mettere in maiuscolo un'intera parola o frase sottolinei l'importanza delle parole, ma è più difficile per il tuo pubblico leggere il testo tutto maiuscolo. Inoltre, le persone in genere percepiscono il testo in maiuscolo come un grido. Usa il caso della frase per tutto il testo del blocco sulle diapositive in modo che siano facili da leggere.
Ricorda, puoi sempre mettere in grassetto le parole importanti per attirare l'attenzione su di esse
Passaggio 4. Utilizzare un elenco puntato per presentare i punti chiave
Gli elenchi puntati sono il pane quotidiano di una presentazione PowerPoint. La maggior parte delle tue diapositive consisterà in elenchi puntati di parole e frasi. Cerca di includere circa 2-4 punti chiave per diapositiva.
Se stai confrontando o contrastando un argomento, potresti creare 2 colonne nella diapositiva. Idealmente, limita ogni colonna a 3-4 punti elenco in modo che sia ancora facile da leggere
Passaggio 5. Visualizza i dati in tabelle o grafici in modo che siano facili da capire
Va bene se la tua presentazione non ha tabelle o grafici, ma usali se puoi. Un bel grafico o grafico aumenterà la professionalità della tua presentazione e potrai facilmente crearli in PowerPoint. Dedica una diapositiva completa a un grafico o grafico se ne stai utilizzando uno.
- Ad esempio, potresti utilizzare un grafico a barre per rappresentare l'aumento delle vendite o un grafico a torta per rappresentare il supporto per una posizione.
- Non utilizzare più di 4 colori su un grafico perché la tua diapositiva sembrerà troppo occupata.
Passaggio 6. Includi immagini o clip art di alta qualità per bilanciare le diapositive
Se vuoi stupire il tuo pubblico, la maggior parte delle tue diapositive dovrebbe includere un'immagine. Scegli foto che illustrino o rappresentino le tue idee. Posizionali di fronte al testo o nello spazio negativo della diapositiva. Usa le tue immagini per illustrare cosa c'è nelle tue diapositive o per sostituire il testo.
- Usa 1 o 2 immagini per diapositiva, ma non usarne più di 2.
- Verifica che le tue immagini abbiano un bell'aspetto quando vengono proiettate su uno schermo.
- Non utilizzare immagini che non corrispondono al tuo testo perché possono confondere il tuo pubblico. Ad esempio, potresti usare la foto di un picnic se stai facendo una presentazione sui parchi, ma quella stessa foto creerebbe confusione se parli di assistenza sanitaria.
- Fai attenzione quando usi le clip art. Le clip art di base potrebbero sembrare obsolete ad alcuni membri del pubblico, quindi utilizza solo immagini di qualità.
Passaggio 7. Incorpora tutti i video che stai utilizzando in modo che siano facili da visualizzare
Non è necessario utilizzare un video in PowerPoint, quindi non preoccuparti se non hai già intenzione di utilizzarne uno. Tuttavia, potresti voler utilizzare un video per supportare le tue idee o illustrare un punto. In tal caso, incorporalo in PowerPoint in modo che venga riprodotto facilmente durante la presentazione. In questo modo, non dovrai fare clic su PowerPoint per mostrare il video.
Diciamo che stai facendo una presentazione sull'opera teatrale Macbeth. Potresti pianificare di utilizzare filmati di scene importanti durante la presentazione. Incorporarli semplificherà la riproduzione del clip mentre sei ancora in modalità presentazione
Metodo 4 di 4: finalizzare il tuo PowerPoint
Passaggio 1. Correggi la tua presentazione per verificare la presenza di errori di ortografia e refusi
Tutti commettono errori, quindi rileggi sempre ciò che scrivi prima di rilasciarlo nel mondo. Fai clic sulle tue diapositive in modalità presentazione in modo da poter vedere come appariranno al tuo pubblico. Scorri ogni diapositiva per assicurarti che il titolo e il testo del blocco siano tutti corretti.
- Assicurati di correggere eventuali errori.
- Se puoi, chiedi anche a qualcuno di cui ti fidi di rileggere la presentazione. Potrebbero rilevare errori che non vedi subito.
Passaggio 2. Esercitati a parlare mentre muovi le diapositive avanti e indietro
Sembra sciocco, ma potresti inciampare durante la presentazione quando è il momento di cambiare le diapositive. Esegui la presentazione alcune volte per assicurarti di poter fare clic sulle diapositive senza problemi. Non guardare le tue diapositive mentre fai la tua presentazione, poiché questo fa sentire il pubblico come se stessi leggendo loro. Invece, fai riferimento a un copione o a delle note se non riesci a recitare il tuo discorso a memoria.
- Esercitati nel tuo discorso davanti a uno specchio o filmati in modo da poter apportare i miglioramenti necessari. Inoltre, cronometra te stesso se hai un limite di tempo.
- È importante andare avanti e indietro perché potresti avere membri del pubblico che ti chiedono di tornare indietro. Allo stesso modo, potresti saltare accidentalmente una diapositiva mentre fai clic in avanti.
Passaggio 3. Se possibile, verifica di poter vedere il testo da molto lontano
Hai già fatto tutto il possibile per assicurarti che la tua presentazione sia perfetta, ma puoi ancora ritrovarti con diapositive sfocate. Se puoi, rivedi il tuo PowerPoint sullo schermo del proiettore prima di fare la presentazione. Ricontrolla che le tue diapositive siano facili da leggere anche dal fondo della stanza. Se non riesci a vederli, prova ad aumentare il carattere o ad ingrandire la proiezione.
Cerca di non preoccuparti se non puoi controllare la tua presentazione in anticipo. La tua presentazione probabilmente andrà bene
Passaggio 4. Rimuovere testi o immagini difficili da vedere sullo schermo del proiettore
A volte un'immagine che sembra perfetta sullo schermo del tuo computer si trasforma in una macchia sfocata quando la proietti su uno schermo. Allo stesso modo, il testo può essere facile da leggere sul tuo computer ma potrebbe essere eseguito insieme in modalità presentazione. Se hai problemi a leggere qualcosa sulla tua diapositiva, eliminala. Prova a sostituirlo se hai tempo prima dell'orario previsto per la presentazione.
È meglio avere uno spazio vuoto sulla diapositiva piuttosto che avere immagini o parole che il tuo pubblico non può leggere. Probabilmente si distrarranno cercando di capire cosa c'è sulla diapositiva
Passaggio 5. Chiedi a qualcuno di cui ti fidi di guardare il tuo PowerPoint e dare un feedback
Nella maggior parte dei casi, non devi preoccuparti di questo. Tuttavia, potresti volere un feedback extra su una presentazione molto importante. Cerca qualcuno che sia simile ai dati demografici del tuo pubblico. Mostra loro la tua presentazione e guarda cosa ne pensano.
- Ad esempio, supponiamo che sarai un oratore principale a una raccolta fondi. Questa è una presentazione piuttosto importante, quindi potresti volere che qualcuno la controlli in anticipo. Tuttavia, probabilmente non avrai bisogno di feedback su ogni presentazione di lavoro che fai.
- Se la persona fa una critica costruttiva che ha senso per te, potresti rivedere il tuo PowerPoint.
Suggerimenti
- È più probabile che il tuo pubblico ascolti il tuo discorso e prenda appunti se hai meno testo sulle diapositive.
- Assicurati di salvare spesso il tuo lavoro.
- Usa gli strumenti per attirare l'attenzione per attirare l'interesse degli ascoltatori sul tuo argomento.
- Memorizza le tue informazioni in modo da non leggere la presentazione. Il tuo PowerPoint dovrebbe supportare il tuo discorso come uno schema.
- Assicurati di poter leggere tutte le tue diapositive prima di tenere il tuo discorso.
- Non usare caratteri o immagini stupide, perché potrebbero farti sembrare poco professionale.
