Le righe dell'oggetto delle email sono spesso ciò che i lettori usano per decidere se aprire la tua email. Questi spazi devono essere riempiti con un linguaggio breve, diretto e orientato ai dettagli per impedire al destinatario di eliminare la tua email senza nemmeno leggerla. Se specifichi esattamente perché il tuo lettore dovrebbe voler vedere quello che hai da dire utilizzando i dettagli nelle righe dell'oggetto, dovresti ricevere risposte più rapide e frequenti alle tue e-mail.
Passi
Parte 1 di 3: formattazione delle righe dell'oggetto
Passaggio 1. Evita di lasciare vuota la riga dell'oggetto
Quando scegli di non includere una riga dell'oggetto, non stai sfruttando l'opportunità che offre per attirare il tuo lettore. Avere una riga dell'oggetto vuota ti farà anche sembrare pigro. Ancora più importante, di certo non farà sentire il tuo lettore come se avesse bisogno di aprire o rispondere rapidamente alla tua email.
Passaggio 2. Scrivi la riga dell'oggetto prima di scrivere la tua email
La riga dell'oggetto potrebbe sembrare un ripensamento che non è importante quanto il contenuto effettivo della tua email. Dal momento che è la prima cosa che vede il tuo lettore, tuttavia, è altrettanto fondamentale, se non di più! - come quello che c'è dentro. Per assicurarti di dedicare abbastanza tempo e attenzione all'oggetto, scrivilo prima di scrivere qualsiasi altra cosa.
Passaggio 3. Seguire le regole di capitalizzazione standard per evitare sciatteria
A meno che tu non stia inviando una breve nota a qualcuno che conosci bene, dovresti trattare le tue e-mail come comunicazioni formali. Metti in maiuscolo le righe dell'oggetto nello stesso modo in cui metteresti in maiuscolo i titoli delle tue presentazioni.
Ricorda alcune regole di base per aiutarti a capitalizzare correttamente. Ad esempio, scrivi sempre in maiuscolo la prima e l'ultima parola dell'oggetto. Dovresti anche mettere sempre in maiuscolo i nomi (Mountain, Presentation, Building), i pronomi (He, She, They), i verbi (Go, Change), gli avverbi (Quickly, Slowly) e gli aggettivi (Sloppy, Excellent). Non dovresti mettere in maiuscolo gli articoli (a, an, the), le preposizioni (in, out) o le congiunzioni coordinanti (and, but)
Passaggio 4. Evita di trattare le righe dell'oggetto come frasi complete
Anche se le righe dell'oggetto dovrebbero essere grammaticalmente corrette, considerale come titoli piuttosto che come frasi che necessitano sempre di punteggiatura. Le righe dell'oggetto non devono essere ricoperte da un punto, un punto interrogativo o un punto esclamativo.
- Tieni presente che alcuni filtri antispam inseriranno automaticamente le e-mail con l'oggetto punteggiato nel filtro della posta indesiderata.
- Occasionalmente potresti voler usare un punto interrogativo per attirare l'attenzione del tuo lettore. Non abusare di questa strategia.
- Collega più frasi nelle righe dell'oggetto con i trattini. Ad esempio, la riga dell'oggetto: "Riunione programmata per martedì - È richiesta la tua partecipazione" contiene due frasi distinte collegate a un trattino.
Passaggio 5. Mantieni le righe dell'oggetto al di sotto di circa 50 caratteri
Le righe dell'oggetto dovrebbero essere il più brevi possibile. Questo può richiedere occasionalmente di tralasciare alcuni dettagli a favore di altri. È molto importante che il tuo lettore sappia cosa deve fare non appena legge la riga dell'oggetto.
Potrebbe non essere sempre possibile mantenere le righe dell'oggetto pari o inferiori a 50 caratteri. A volte, supererai una decina di caratteri. Se inizi a sparare per la regola dei 50 caratteri, tuttavia, inizierai automaticamente a scrivere righe dell'oggetto più brevi
Passaggio 6. Metti prima le parole importanti per attirare l'attenzione del lettore
Quali sono queste parole differirà a seconda dello scopo della tua email. Il tuo nome e titolo potrebbe dover venire prima in alcune e-mail, mentre l'azione richiesta da te o dal lettore potrebbe essere in primo piano in altre. Pensa a cosa renderà più probabile che il tuo lettore apra la tua email e metti le parole che corrispondono a quell'argomento all'inizio della riga dell'oggetto.
In genere, dovresti iniziare la riga dell'oggetto con una parola che indichi il motivo per cui stai contattando il tuo lettore. Se hai modificato di recente i regolamenti dell'ufficio, ad esempio, scrivi: "Regolamenti aziendali modificati: è necessaria la tua revisione oggi"
Passaggio 7. Scegli nomi e verbi specifici per comunicare lo scopo dell'e-mail
Non includere nomi e verbi vaghi o poco chiari nella riga dell'oggetto. Invece, usa parole che indicano esattamente ciò che vuoi dal tuo lettore. Ciò ridurrà la lunghezza della riga dell'oggetto pur fornendo i dettagli necessari nella riga dell'oggetto.
Invece di: "Ti contatto per verificare nuove informazioni", scrivi: "Regole HR riviste - Necessita di approvazione entro mercoledì". Nella seconda versione della riga dell'oggetto, hai chiarito esattamente cosa sono le "nuove informazioni" e perché stai contattando il lettore. Hai corretto qualsiasi confusione sul fatto che il destinatario debba leggere l'e-mail e cosa debba fare una volta aperta
Parte 2 di 3: fornire dettagli nelle righe dell'oggetto
Passaggio 1. Specifica lo scopo della tua email
Spiega al lettore perché lo stai contattando. Essere il più specifici possibile. Questo aiuterà il lettore a sapere subito se deve aprire il tuo messaggio.
- Una riga dell'oggetto che richiede una lettera di raccomandazione o referenze potrebbe assomigliare a: "Richiesta di riferimento per Tamara G. entro venerdì 6/2".
- Se stai offrendo un vantaggio al tuo lettore, prova qualcosa come: "Cambia il tuo olio con lo sconto del 50% di Jim solo questa settimana".
Passaggio 2. Scrivi quale azione vuoi che intraprenda il tuo lettore
Non appena vedrà la tua email, il tuo lettore vorrà sapere cosa deve fare. Avere questa conoscenza immediatamente preparerà il tuo lettore a cercare ulteriori dettagli all'interno del contenuto della tua nota.
Invece di scrivere "Raggiungere un favore", imposta come oggetto: "Ho bisogno del tuo aiuto per scrivere una proposta di progetto la prossima settimana". Ciò consente al lettore di sapere non solo che stai chiedendo aiuto, ma spiega anche esattamente cosa speri che il lettore faccia per te
Passaggio 3. Fornire una scadenza in modo che il lettore sappia quando rispondere
Se non fai sapere al lettore quando è necessario che agisca o risponda, potrebbe non aprire la tua email fino a domani, la prossima settimana o anche il mese prossimo. Questo non è perché il tuo lettore non vuole aiutarti. La maggior parte delle persone riceve decine o addirittura centinaia di e-mail al giorno, quindi le e-mail senza scadenze chiare vengono facilmente perse nella mandria.
Se la tua email è particolarmente importante e necessita di una risposta immediata, puoi utilizzare le parole "Urgente", "Critica" o "Risposta immediata necessaria" per far sapere al tuo lettore che dovrebbe prestare particolare attenzione a questa nota
Passaggio 4. Indica chi sei se il lettore non ti conosce già
A volte, invierai email a persone che non hai mai incontrato prima. In questi casi, potrebbe essere importante fornire al lettore il titolo, la società o il nome in modo che abbiano un motivo per aprire la nota. Altrimenti, potresti sembrare solo una persona a caso la cui e-mail può andare direttamente nel cestino!
Forse sei uno studente che si mette in contatto con un politico locale per un progetto scolastico. Scrivi: "Intervista per la richiesta di un senior di scuola superiore per il progetto, entro il 24/6"
Passaggio 5. Menziona l'incontro con il lettore se è un conoscente recente
Potresti entrare in contatto con questa persona perché ti sei appena incontrata e speri di sviluppare una relazione più stretta con loro. Fai scorrere la loro memoria nella riga dell'oggetto in modo che ricordino di averti incontrato. Sarà più probabile che organizzino un follow-up se ricordano il tuo incontro precedente.
Forse hai avuto una breve discussione a una conferenza oa una cena su alcuni dei tuoi interessi comuni. Inserisci la riga dell'oggetto: "Seguire la nostra chat alla Writers' Conf, 30/4."
Passaggio 6. Dai un nome al tuo contatto reciproco se vieni presentato al lettore
Se qualcun altro ti ha messo in contatto con il tuo destinatario, è importante che tu chiarisca questo fatto. È molto più probabile che il tuo lettore apra un'e-mail con una riga dell'oggetto che include il nome di qualcuno che conosce, piuttosto che una persona anonima che non ha mai incontrato. Il tuo lettore può anche scegliere di contattare il tuo contatto reciproco per confermare l'introduzione.
Ad esempio, scrivi: "Dott. Smith's Student @ Hopkins, richiedendo un incontro il prossimo mese
Parte 3 di 3: semplificazione e correzione di bozze delle righe dell'oggetto
Passaggio 1. Usa un linguaggio semplice per evitare confusione
Non vuoi che il tuo lettore abbia problemi a capire la riga dell'oggetto. Evita di usare parole troppo lunghe e un vocabolario complesso. Fai finta di inviare la tua email a un liceale e chiediti se potrebbero capire ogni parola nella riga dell'oggetto.
Evita di usare un vocabolario oscuro quando va bene una parola più semplice. Scegli: "Nuove regole di Office - Rivedi e rispondi rapidamente" invece di "Nuove regole di Office - Rivedi e rispondi con alacrità". "Velocemente" e "con alacrità" significano la stessa cosa, ma la prima opzione è meno scoraggiante e confusa
Passaggio 2. Utilizzare simboli e abbreviazioni per accorciare le righe dell'oggetto
Molte parole possono essere accorciate senza lasciare confuso il lettore. Usa solo abbreviazioni e simboli comuni e leggi la riga dell'oggetto per assicurarti che non ci sia confusione sullo scopo della tua email.
Ad esempio, tutti i giorni della settimana possono essere abbreviati. "@" è un simbolo comune per "at". Puoi anche usare "RE:" per indicare "circa". "EOM" può essere utilizzato per "fine del messaggio" e "EOD" può sostituire "fine giornata"
Passaggio 3. Verifica la presenza di errori di ortografia e grammatica
Proprio come qualsiasi altra parte della tua email, la riga dell'oggetto deve essere priva di errori. Ciò assicurerà che non sembri poco professionale o pigro, prima ancora che il tuo lettore abbia la possibilità di aprire la tua nota.
- I correttori ortografici delle e-mail potrebbero non coprire le righe dell'oggetto, quindi presta particolare attenzione agli errori di ortografia. Se sei preoccupato, copia e incolla la riga dell'oggetto in un documento Word o Google ed esegui il controllo ortografico lì.
- Potrebbe non essere necessario che la riga dell'oggetto sia una frase completa. Tuttavia, evita errori grammaticali comuni come confondere "loro", "loro" e "là" o "sei" e "tuo".
Passaggio 4. Leggi le righe dell'oggetto ad alta voce per verificare la chiarezza
Il modo migliore per assicurarti che le righe dell'oggetto siano semplici, concise e scritte correttamente è leggerle ad alta voce. Quando senti le tue parole pronunciate, coglierai errori che non avresti se li avessi appena controllati sullo schermo.
Se sei in un luogo pubblico, leggi le parole sottovoce
Avvertenze
- Non digitare le righe dell'oggetto delle email di routine con punti esclamativi!!! o tutto MAIUSCOLO. Perderai credibilità.
- Non iniziare mai una frase nella riga dell'oggetto che finisci nel contenuto della tua email. Ad esempio, non vorrai scrivere "Ti chiedo un favore che mi piacerebbe che tu…" nella riga dell'oggetto, e quindi aprire l'e-mail con: "fai entro venerdì".
