Imparare a usare Stampa unione in Microsoft Word può essere un compito arduo se stai cercando di utilizzare la Guida di Microsoft. Descriveremo un processo molto più lineare: creazione di un file di indirizzi in Excel, unione in Word e aggiunta di intenti e dettagli più fini. Questo semplice processo può farti risparmiare ore di pasticciare con le etichette, assicurandoti di non doverle scrivere a mano in un secondo momento!
Nota: questo è per Office 2003; le istruzioni per altre versioni possono variare.
Passi
Passaggio 1. Creare un file di indirizzi in Microsoft Excel inserendo nomi e indirizzi nel modo seguente:
Passaggio 2. La riga 1 dovrebbe contenere le intestazioni prima di iniziare ad aggiungere gli indirizzi dalla riga 2 in poi
- Metti i nomi nella colonna A.
- Metti i cognomi nella colonna B.
- Inserisci gli indirizzi stradali nella colonna C.
- Posiziona le città o paesi nella colonna D.
- Posiziona la contea nella colonna E.
- Inserisci i codici postali nella colonna F.
- Salva il file. Ricorda la posizione e il nome del file.
- Chiudi Excel.
Passaggio 3. Apri Word e vai su "Strumenti/Lettere" e "Indirizzi/Stampa unione"
Se il Task Pane non è aperto sul lato destro dello schermo, vai su Visualizza/Task Pane e fai clic su di esso. Dovrebbe apparire il Task Pane
Passaggio 4. Riempi il pulsante di opzione Etichette nel riquadro attività
Passaggio 5. Fare clic su Opzioni etichetta e scegliere l'etichetta che si sta utilizzando dall'elenco
Fare clic su OK dopo aver scelto.
Passaggio 6. Fare clic su Avanti:
"Seleziona destinatari".
Passaggio 7. Fare clic su "Sfoglia" e individuare il file appena salvato in Excel e salvato in Documenti
Apri questo file e si aprirà una finestra di dialogo. Tutti i destinatari dovrebbero essere selezionati per impostazione predefinita. In caso contrario, fallo e fai clic su OK.
Passaggio 8. Fare clic su Avanti:
"Disponi le tue etichette".
Passaggio 9. Fare clic su "Altri articoli
.." Lasciare selezionati i campi Database (in alto a destra) e fare clic sui campi che si desidera inserire. Fare clic su di essi nell'ordine in cui verranno visualizzati sull'etichetta. Normalmente si tratta di Nome, Cognome, Indirizzo, Città, Provincia, Postale codice. Ignora il fatto che finiscono tutti su un'unica riga, quando hai finito di selezionare puoi aggiungere spazi e ritorni a capo dove vuoi sull'etichetta. Quando hai inserito tutti i campi fai clic su OK. Se dimentichi un posto il cursore dove vuoi che vada (il campo a destra del cursore probabilmente diventerà grigio, va bene), quindi fai nuovamente clic su "Altri elementi…" e scegli il campo che desideri aggiungere. Fai clic su CHIUDI sulla finestra una volta hai finito di inserire tutti i campi richiesti.
Passaggio 10. Aggiungere spazi e ritorni a capo in modo che l'etichetta appaia corretta
Ignoralo quando il campo dopo la posizione di uno dei due diventa grigio, lo spazio verrà aggiunto invece di sostituire il campo.
Passaggio 11. Spostiamo leggermente l'intero indirizzo verso destra "aumentando il rientro" una volta
Dipende dalle dimensioni dell'etichetta che stai utilizzando, ma ha un aspetto migliore!
Se tutto è dove vuoi, fai clic su Aggiorna tutte le etichette. Dovresti vedere i campi copiati in tutte le etichette
Passaggio 12. Fare clic su Avanti:
"Anteprima le tue etichette".
Passaggio 13. Se sei soddisfatto, fai clic su Avanti:
"Completa l'unione". In questa schermata è possibile modificare le singole etichette o stampare. vale la pena cliccare su MODIFICA SINGOLE ETICHETTE e cliccare TUTTO e OK anche se si è d'accordo in modo da poter accedere a tutte le pagine delle etichette.
Salva il file prima di fare qualsiasi altra cosa
Passaggio 14. È inoltre possibile utilizzare strumenti online commerciali per eseguire la stampa unione per creare etichette
Il vantaggio è che possono essere più facili e veloci da usare.