Excel è ottimo per le tabelle di dati, ma come puoi manipolarlo e organizzarlo in modo che soddisfi le tue esigenze? Lo strumento Ordina consente di ordinare rapidamente le colonne in base a una varietà di formati o di creare un ordinamento personalizzato per più colonne e tipi di dati. Usa la funzione Ordina per organizzare logicamente i tuoi dati e renderli più facili da capire e da usare.
Passi
Parte 1 di 3: ordinamento alfabetico o numerico
Passaggio 1. Seleziona i tuoi dati
Puoi fare clic e trascinare per selezionare la colonna che desideri ordinare, oppure puoi fare clic su una delle celle nella colonna per attivarla e lasciare che Excel selezioni automaticamente i dati.
Tutti i tuoi dati nella colonna dovranno essere formattati allo stesso modo per poterli ordinare (cioè testo, numeri, date)
Passaggio 2. Trova i pulsanti Ordina
Questi possono essere trovati nella scheda Dati nella sezione "Ordina e filtra". Per eseguire ordinamenti rapidi, utilizzerai i pulsanti "AZ↓" e "AZ↑".
Passaggio 3. Ordina la colonna facendo clic sul pulsante appropriato
Se stai ordinando i numeri, puoi ordinare dal più basso al più alto ("AZ↓") o dal più alto al più basso ("AZ↑"). Se stai ordinando il testo, puoi ordinarlo in ordine alfanumerico crescente ("AZ↓") o alfanumerico decrescente ("AZ↑"). Se stai ordinando le date o le ore, puoi ordinare dal precedente al successivo ("AZ↓") o dal successivo al precedente ("AZ↑").
Se è presente un'altra colonna di dati accanto a quella che stai ordinando, ti verrà chiesto se desideri includere quei dati nell'ordinamento. L'ordinamento sarà ancora la colonna selezionata originariamente, ma le colonne di dati associate verranno ordinate insieme ad essa
Passaggio 4. Risolvere i problemi di una colonna che non viene ordinata
Se si verificano errori quando si tenta di ordinare, il colpevole più probabile sono i problemi di formattazione dei dati.
- Se stai ordinando i numeri, assicurati che tutte le celle siano formattate come numeri e non come testo. I numeri possono essere importati accidentalmente come testo da alcuni programmi di contabilità.
- Se stai ordinando il testo, gli errori possono derivare da spazi iniziali o da una formattazione errata.
- Se stai ordinando date o orari, i problemi di solito derivano dalla formattazione dei tuoi dati. Affinché Excel venga ordinato correttamente per data, è necessario assicurarsi che tutti i dati siano archiviati come data.
Parte 2 di 3: ordinamento con più criteri
Passaggio 1. Seleziona i tuoi dati
Supponiamo che tu abbia un foglio di calcolo con un elenco di nomi di clienti e la città in cui si trovano. Per semplificarti la vita, desideri prima ordinare in ordine alfabetico per città, quindi ordinare ogni cliente in ordine alfabetico all'interno di ciascuna città. La creazione di un ordinamento personalizzato può fare proprio questo.
Passaggio 2. Fare clic sul pulsante Ordina
Questo può essere trovato nella sezione "Ordina e filtra" della scheda Dati. Si aprirà la finestra Ordina, che ti consentirà di creare un ordinamento personalizzato con più criteri.
Se le tue colonne hanno intestazioni nella prima cella, come "Città" e "Nome", assicurati di selezionare la casella "I miei dati hanno intestazioni" nell'angolo in alto a sinistra della finestra di ordinamento
Passaggio 3. Crea la tua prima regola
Fare clic sul menu "Ordina per" per scegliere la colonna desiderata. In questo esempio, dovresti prima ordinare per città, quindi seleziona la colonna appropriata dal menu.
- Mantieni "Ordina su" impostato su "Valori".
- Imposta l'ordine su "A to Z" o "Z a A" a seconda di come desideri ordinare.
Passaggio 4. Crea la tua seconda regola
Fare clic sul pulsante "Aggiungi livello". Questo aggiungerà una regola sotto la prima. Seleziona la seconda colonna (la colonna Nome nel nostro esempio) e quindi seleziona l'ordinamento (per facilità di lettura, scegli lo stesso ordine della prima regola).
Passaggio 5. Fare clic su OK
La tua lista sarà ordinata secondo le tue regole. Dovresti vedere le città elencate in ordine alfabetico, quindi i nomi dei clienti in ordine alfabetico all'interno di ciascuna città.
Questo esempio è semplice e include solo due colonne. Tuttavia, puoi rendere il tuo ordinamento complesso come desideri e includere molte colonne
Parte 3 di 3: ordinamento per cella o colore del carattere
Passaggio 1. Seleziona i tuoi dati
Puoi fare clic e trascinare per selezionare la colonna che desideri ordinare, oppure puoi fare clic su una delle celle nella colonna per attivarla e lasciare che Excel selezioni automaticamente i dati.
Passaggio 2. Fare clic sul pulsante Ordina
Il pulsante Ordina si trova nella scheda Dati nella sezione "Ordina e filtra". Questo aprirà la finestra Ordina. Se hai un'altra colonna di dati accanto a quella che stai ordinando, ti verrà chiesto se desideri includere quei dati nell'ordinamento.
Passaggio 3. Selezionare "Colore cella" o "Colore carattere" nel menu "Ordina per"
Ciò ti consentirà di scegliere il primo colore in base al quale desideri ordinare.
Passaggio 4. Seleziona il colore che desideri ordinare per primo
Nella colonna "Ordine", puoi utilizzare il menu a discesa per scegliere quale colore vuoi inserire per primo o per ultimo nell'ordinamento. Puoi scegliere solo i colori presenti nella colonna.
Non esiste un ordine predefinito per l'ordinamento dei colori. Dovrai definire tu stesso l'ordine
Passaggio 5. Aggiungi un altro colore
Dovrai aggiungere un'altra regola per ogni colore nella colonna che stai ordinando. Fare clic su "Aggiungi livello" per aggiungere un'altra regola all'ordinamento. Scegli il colore successivo in base al quale desideri eseguire l'ordinamento, quindi l'ordine in cui desideri eseguire l'ordinamento.
Assicurati che ogni ordine sia lo stesso per ogni regola. Ad esempio, se stai ordinando dall'alto verso il basso, assicurati che la sezione "Ordine" per ogni regola dica "In alto"
Passaggio 6. Fare clic su OK
Ogni regola verrà applicata una per una e la colonna verrà ordinata in base ai colori definiti.
Suggerimenti
- Prova a ordinare i dati in modi diversi; queste nuove prospettive possono illuminare diversi aspetti dell'informazione.
- Se il tuo foglio di calcolo contiene totali, medie o altre informazioni di riepilogo sotto le informazioni che devi ordinare, fai attenzione a non ordinare anche quelle.
