Microsoft Access è un programma per la creazione di database che consente a chiunque di gestire e modificare facilmente un database. È adatto a qualsiasi cosa, dai piccoli progetti alle grandi aziende, ed è un programma molto visivo. Questo lo rende ottimo per eseguire l'immissione di dati, poiché non è necessario lavorare con tabelle e fogli di calcolo.
Passi
Parte 1 di 6: Creazione di un nuovo database
Passaggio 1. Fare clic sulla scheda File e selezionare "Nuovo"
Il database è ciò che conterrà tutti i tuoi dati nelle sue varie forme. Puoi scegliere di creare un database vuoto, un database Web vuoto o scegliere tra una varietà di modelli.
- Un database vuoto è un database di Access standard ed è adatto per l'uso locale. La creazione di un database vuoto creerà anche una tabella.
- I database Web sono progettati per essere compatibili con gli strumenti di pubblicazione Web di Access. La creazione di un database vuoto creerà anche una tabella.
- I modelli sono database predefiniti progettati per un'ampia gamma di usi. Scegli un modello se non vuoi passare molto tempo a mettere insieme la struttura del database.
Passaggio 2. Assegna un nome al database
Dopo aver selezionato un tipo di database, assegnagli un nome che rifletta a cosa serve. Ciò sarà particolarmente utile se lavorerai con diversi database. Digita il nome del file del tuo database nella casella "Nome file". Scegli "Crea" per generare il nuovo file di database.
Parte 2 di 6: aggiunta di dati al database
Passaggio 1. Determinare la struttura migliore per i dati
Se stai creando un database vuoto, ti consigliamo di pensare al modo migliore per organizzare i tuoi dati e aggiungere la struttura appropriata. Esistono diversi modi per formattare e interagire con i dati in Access:
- Tabelle: questo è il modo principale in cui i dati vengono archiviati nel database. Le tabelle possono essere paragonate ai fogli di calcolo in Excel: i dati sono organizzati in righe e colonne. Per questo motivo, l'importazione di dati da Excel e altri programmi di fogli di calcolo è un processo relativamente semplice.
- Moduli: i moduli sono il modo in cui i dati vengono aggiunti al database. Sebbene sia possibile inserire i dati nel database direttamente nelle tabelle, l'utilizzo dei moduli consente un'immissione dei dati più rapida e visiva.
- Rapporti: riepilogano e visualizzano i dati nel database. I report servono per analizzare i dati e restituire risposte a domande specifiche, ad esempio quanto profitto è stato realizzato o dove si trovano i clienti. Questi sono generalmente progettati per essere stampati.
- Query: ecco come recuperare e filtrare i dati. È possibile utilizzare le query per visualizzare voci specifiche da più tabelle. Puoi anche utilizzare le query per creare e aggiornare i dati.
Passaggio 2. Crea la tua prima tabella
Se stai avviando un database vuoto, inizierai automaticamente con una tabella vuota. Puoi iniziare a inserire i tuoi dati in questa tabella, manualmente o copiando e incollando da un'altra fonte.
- Ogni pezzo di dati dovrebbe avere una propria colonna (campo), mentre ogni record dovrebbe essere una riga separata. Ad esempio, ogni riga sarebbe un cliente mentre ogni campo sarebbe un'informazione diversa su quel cliente (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.).
- Puoi rinominare le etichette delle colonne per capire facilmente quale campo è cosa. Fare doppio clic sull'intestazione della colonna per modificare il nome.
Passaggio 3. Importa i dati da un'altra fonte
Se desideri importare da un file o da una posizione supportati, puoi impostare Access in modo che prenda le informazioni e le aggiunga al database. Questo è utile per acquisire dati da un server Web o da qualche altra risorsa condivisa.
- Fare clic sulla scheda Dati esterni.
- Seleziona il tipo di file che stai importando. Nella sezione "Importa e collega", vedrai alcune opzioni per i tipi di dati. Puoi fare clic sul pulsante Altro per vedere più opzioni. ODBC sta per Open Database Connectivity e include database come SQL.
- Vai alla posizione dei dati. Se è su un server, dovrai fornire l'indirizzo del server.
- Nella finestra successiva, scegli "Specifica come e dove desideri archiviare i dati nel database corrente". Scegli "OK". Segui i passaggi per importare i tuoi dati.
Passaggio 4. Aggiungi un'altra tabella
Dovrai conservare i tuoi diversi record in diversi database. Ciò contribuirà a mantenere i tuoi database in esecuzione senza problemi. Ad esempio, potresti avere una tabella di informazioni sui clienti e un'altra tabella per le informazioni sugli ordini. Sarai quindi in grado di collegare le informazioni del cliente nella tabella delle informazioni sull'ordine.
Nella sezione Crea della scheda Home, fai clic sul pulsante della tabella. Una nuova tabella apparirà nel tuo database. Puoi inserire le informazioni nello stesso modo in cui hai fatto per la prima tabella
Parte 3 di 6: Impostazione delle relazioni tra i tavoli
Passaggio 1. Comprendi come funzionano le chiavi
Ogni tabella avrà una chiave primaria univoca per ogni voce. Per impostazione predefinita, Access crea una colonna ID che aumenta di numero per ogni voce. Questa è impostata come chiave primaria. Le tabelle possono anche avere chiavi esterne. Questi sono campi che sono collegati a un'altra tabella nel database. I campi collegati conterrebbero gli stessi dati.
- Ad esempio, nella tabella Ordini, potresti avere un campo ID cliente per tenere traccia di quale cliente ha ordinato quale prodotto. Puoi creare una relazione per quel campo con il campo ID nella tabella Clienti.
- L'utilizzo delle relazioni aiuta a mantenere i dati coerenti, efficienti e leggibili.
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda Strumenti database
Fare clic sul pulsante Relazioni nella sezione Relazioni. Si aprirà una nuova finestra con una panoramica di tutte le tabelle nel database. Ogni campo sarà elencato sotto il nome della sua tabella.
Sarà necessario aver creato il campo per la chiave esterna prima di creare la relazione. Ad esempio, se si desidera utilizzare l'ID cliente nella tabella Ordini, creare un campo nella tabella Ordini denominato Cliente e lasciarlo vuoto. Assicurati che sia lo stesso formato del campo che stai collegando (numeri in questo caso)
Passaggio 3. Trascina il campo che desideri utilizzare come chiave esterna
Rilascialo nel campo che hai creato per la chiave esterna. Fare clic su Crea nella finestra che appare per impostare la relazione per i campi. Apparirà una linea tra le due tabelle, che collega i campi.
Seleziona la casella "Applica integrità referenziale" durante la creazione della relazione. Ciò significa che se i dati vengono modificati in un campo, l'altro campo viene aggiornato automaticamente. Ciò contribuirà a mantenere accurati i tuoi dati
Parte 4 di 6: fare query
Passaggio 1. Comprendere il ruolo delle query
Le query sono azioni che consentono di visualizzare, aggiungere e modificare rapidamente i dati nel database. Esiste un'ampia varietà di tipi di query, che vanno dalle semplici ricerche alla creazione di nuove tabelle basate sui dati esistenti. Le query sono strumenti essenziali per la creazione di report.
Le query sono suddivise in due tipi principali: Select e Action. Le query di selezione estrae i dati dalle tabelle e possono eseguire calcoli. Le query di azione possono aggiungere, modificare ed eliminare dati dalle tabelle
Passaggio 2. Utilizzare la Creazione guidata query per creare una query di selezione di base
Se desideri creare una query di selezione di base, utilizza la procedura guidata per la query per guidarti attraverso i passaggi. È possibile accedere alla Creazione guidata query dalla scheda Crea. Ciò ti consentirà di visualizzare campi specifici da una tabella.
Creazione di una query di selezione con criteri
Passaggio 1. Aprire lo strumento Progettazione query
Puoi utilizzare i criteri per restringere la query di selezione e visualizzare solo le informazioni di cui hai bisogno. Per iniziare, fai clic sulla scheda Crea e seleziona Query Deign.
Passaggio 2. Scegli il tuo tavolo
Si aprirà la finestra Mostra tabella. Fare doppio clic sulla tabella in cui si desidera eseguire la query e quindi fare clic su Chiudi.
Passaggio 3. Aggiungi i campi da recuperare
Fare doppio clic su ogni campo della tabella che si desidera aggiungere alla query. I campi verranno aggiunti alla griglia Design.
Passaggio 4. Aggiungi i tuoi criteri
È possibile utilizzare diversi tipi di criteri, come testo o funzioni. Ad esempio, se desideri visualizzare solo i prezzi superiori a $ 50 dal campo "Prezzi", devi inserire
=50
nei criteri. Se volessi mostrare solo i clienti del Regno Unito, dovresti digitare
UK
nel campo Criteri.
È possibile utilizzare più criteri per query
Passaggio 5. Fare clic su Esegui per vedere i risultati
Il pulsante Esegui si trova nella scheda Progettazione. I risultati della tua query verranno visualizzati nella finestra. Premi Ctrl + S per salvare la query.
Creazione di una query di selezione con parametri
Passaggio 1. Aprire lo strumento Progettazione query
Una query con parametri ti consentirà di specificare ciò che desideri recuperare ogni volta che viene eseguita la query. Ad esempio, se disponi di un database con clienti di diverse città, puoi eseguire una query con parametri per chiedere per quale città desideri visualizzare i risultati.
Passaggio 2. Creare una query di selezione e specificare le tabelle
Aggiungi i campi da recuperare nella query facendo doppio clic su di essi nella panoramica della tabella.
Passaggio 3. Aggiungere un parametro alla sezione Criteri
I parametri sono indicati da "" attorno al parametro. Il testo tra parentesi verrà mostrato nel prompt che appare quando viene eseguita la query. Ad esempio, per richiedere la città, fare clic sulla cella Criteri per il campo della città e digitare
[Quale città?]
Puoi terminare i parametri con "?" o “:”, ma non con “!” o "."
Passaggio 4. Eseguire una query multiparametro
Puoi utilizzare più parametri per creare un intervallo personalizzato per i risultati della query. Ad esempio, se il campo è un campo Data, puoi restituire un intervallo di date digitando
Tra [Inserisci data di inizio:] E [Inserisci data di fine:]
. Riceverai due richieste quando esegui la query.
Creazione di una query di creazione tabella
Passaggio 1. Fare clic sulla scheda Crea e selezionare Progettazione query
Puoi utilizzare le query per estrarre dati specifici da tabelle esistenti e creare una nuova tabella con questi dati. Ciò è particolarmente utile se si desidera condividere parti specifiche del database o creare moduli specifici per sottoinsiemi del database. Dovrai prima creare una query di selezione regolare.
Passo 2. Seleziona le tabelle da cui vuoi estrarre i dati
Fare doppio clic sulle tabelle da cui si desidera estrarre i dati. Se necessario, puoi eseguire il pull da più tabelle.
Passaggio 3. Selezionare i campi da cui si desidera recuperare i dati
Fare doppio clic su ogni campo che si desidera aggiungere dalla panoramica della tabella. Verrà aggiunto alla tua griglia di query.
Passaggio 4. Imposta i tuoi criteri
Se desideri specificare dati specifici da un campo, utilizza la sezione dei criteri per impostare il filtro. Vedere la sezione "Creazione di una query di selezione con criteri" sopra per maggiori dettagli.
Passaggio 5. Testa la tua query per assicurarti che restituisca i risultati desiderati
Prima di creare la tabella, esegui la query per assicurarti che stia estraendo tutti i dati corretti. Modifica i criteri e i campi finché non ottieni tutti i dati desiderati.
Passaggio 6. Salva la query
Premi Ctrl + S per salvare la query per un uso successivo. Apparirà nel riquadro di navigazione sul lato sinistro dello schermo. Fare clic sulla query per selezionarla nuovamente, quindi fare clic sulla scheda Progettazione.
Passaggio 7. Fare clic sul pulsante "Crea tabella" nel gruppo Tipo di query
Apparirà una finestra che ti chiederà il nuovo nome della tabella. Immettere il nome per la tabella e fare clic su OK.
Passaggio 8. Fare clic sul pulsante Esegui
La tua nuova tabella verrà creata con la query che hai stabilito. La tabella apparirà nel riquadro di navigazione a sinistra.
Creazione di una query di accodamento
Passaggio 1. Aprire una query creata in precedenza
È possibile utilizzare una query di accodamento per aggiungere dati a una tabella già esistente da un'altra tabella. Ciò è utile se è necessario aggiungere più dati a una tabella creata con una query make table.
Passaggio 2. Fare clic sul pulsante Aggiungi nella scheda Progettazione
Questo aprirà la finestra di dialogo Aggiungi. Seleziona la tabella che desideri aggiungere.
Passaggio 3. Modifica i criteri della tua query in modo che corrispondano a ciò che desideri aggiungere
Ad esempio, se hai creato una tabella con i criteri "2010" per il campo Anno, modificala con l'anno che desideri aggiungere, ad esempio "2011".
Passo 4. Imposta dove vuoi che i dati vengano aggiunti
Assicurati di impostare i campi corretti per ogni colonna che stai aggiungendo. Ad esempio, quando si utilizzano le modifiche precedenti, i dati devono essere aggiunti al campo Anno nella riga Aggiungi a.
Passaggio 5. Eseguire la query
Fare clic sul pulsante Esegui nella scheda Deign. La query verrà eseguita e i dati verranno aggiunti alla tabella. Puoi aprire la tabella per verificare che i dati siano stati aggiunti correttamente.
Parte 5 di 6: creazione e utilizzo di moduli
Passaggio 1. Selezionare la tabella per la quale si desidera creare un modulo
I moduli consentono di visualizzare facilmente i dati per ogni campo, nonché di passare rapidamente da un record all'altro o di crearne di nuovi. I moduli sono essenziali per lunghi periodi di immissione dei dati, poiché la maggior parte delle persone li trova molto più facili da utilizzare rispetto alle tabelle.
Passaggio 2. Fare clic sul pulsante Modulo nella scheda Crea
Questo creerà automaticamente un modulo basato sui campi contenuti nella tabella. Access fa un ottimo lavoro nel creare automaticamente campi della dimensione corretta, ma puoi ridimensionare e spostare qualsiasi elemento del modulo che desideri.
- Se non desideri che un campo specifico venga visualizzato nel modulo, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e selezionare Elimina.
- Se le tue tabelle hanno relazioni, sotto ogni record verrà visualizzato un foglio dati che mostra i dati collegati. Puoi modificare i tuoi dati connessi in questo modo molto più facilmente. Ad esempio, ogni rappresentante di vendita nel database potrebbe avere un database clienti allegato al proprio record.
Passaggio 3. Naviga nel tuo nuovo modulo
I pulsanti freccia in basso si spostano da un record all'altro. I campi verranno popolati dai dati del tuo record mentre passi da uno all'altro. È possibile utilizzare i pulsanti sui bordi per passare al primo o all'ultimo record.
Passaggio 4. Fare clic sul pulsante del foglio dati per utilizzare la tabella
Si trova nell'angolo in alto a sinistra e ti consentirà di iniziare a modificare i valori della tabella utilizzando il modulo.
Passaggio 5. Apportare modifiche ai record esistenti
È possibile modificare il testo in qualsiasi campo di ogni record per modificare i dati nella tabella. Le modifiche si rifletteranno automaticamente nella tabella, così come in tutte le tabelle collegate.
Passaggio 6. Aggiungi nuovi record
Fare clic sul pulsante "Aggiungi record" vicino ai pulsanti di navigazione per creare un nuovo record alla fine dell'elenco. È quindi possibile utilizzare i campi per inserire i dati nel record vuoto nella tabella. Questo è un modo molto più semplice per aggiungere nuove informazioni rispetto alla visualizzazione tabella.
Passaggio 7. Al termine, salvare il modulo
Assicurati di salvare il modulo premendo Ctrl + S in modo da potervi accedere facilmente in seguito. Apparirà nel riquadro di navigazione sul lato sinistro dello schermo.
Parte 6 di 6: creazione di un rapporto
Passaggio 1. Seleziona la tabella o la query
I report ti consentono di visualizzare rapidamente i riepiloghi dei tuoi dati. Sono spesso utilizzati per i rapporti sulle entrate e sulle spedizioni e possono essere adattati a qualsiasi uso. I report traggono dati da tabelle o query che hai creato.
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda Crea
Seleziona il tipo di rapporto che desideri creare. Esistono diversi modi per creare un report. Access può creare il tuo rapporto automaticamente oppure puoi crearne uno personalizzato.
- Report – Questo creerà un report automatico con tutti i dati dalla tua fonte. Nulla verrà raggruppato, ma per i database di piccole dimensioni questo è probabilmente sufficiente per mostrare ciò di cui hai bisogno.
- Rapporto vuoto: questo creerà un rapporto vuoto che puoi riempire con i tuoi dati come meglio credi. Potrai scegliere da qualsiasi campo disponibile per creare un rapporto personalizzato.
- Report Wizard – Il Report Wizard ti guiderà attraverso il processo di creazione del report, permettendoti di scegliere e raggruppare i tuoi dati, e quindi formattarli di conseguenza.
Passaggio 3. Impostare un'origine per un report vuoto
Se hai scelto di creare un rapporto vuoto, dovrai selezionare una fonte per esso. Innanzitutto, fare clic sulla scheda Disponi e quindi selezionare Foglio delle proprietà. In alternativa, puoi anche premere alt=""Immagine" + Invio.
Fare clic sulla freccia giù accanto al campo Origine record. Apparirà un elenco delle tue tabelle e query disponibili. Selezionane uno e verrà assegnato al report
Passaggio 4. Aggiungi campi al tuo rapporto
Una volta che hai una fonte, puoi iniziare ad aggiungere campi da essa al tuo rapporto. Fare clic sulla scheda Formato e quindi su Aggiungi campi esistenti. L'elenco dei campi apparirà nel riquadro di destra.
- Fare clic e trascinare i campi che si desidera aggiungere nella cornice Progettazione. Il record apparirà nel rapporto. Man mano che aggiungi altri campi, questi verranno allineati automaticamente con i campi esistenti.
- Puoi ridimensionare i campi facendo clic sui bordi e trascinando il mouse.
- Eliminare i campi dal report facendo clic sull'intestazione e premendo il tasto Elimina.
Passaggio 5. Aggiungi gruppi al tuo rapporto
I gruppi consentono di analizzare rapidamente le informazioni in un report, poiché consentono di organizzare le informazioni correlate. Ad esempio, potresti voler raggruppare le vendite per regione o per venditore. I gruppi ti consentono di farlo.
- Fare clic sulla scheda Progettazione, fare clic sul pulsante Raggruppa e ordina.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi parte del campo che si desidera aggiungere a un gruppo. Seleziona Group On dal menu.
- Verrà creata un'intestazione per il gruppo. Puoi regolare l'intestazione in base a ciò che desideri etichettare il gruppo.
Passaggio 6. Salva e condividi il tuo rapporto
Una volta che il tuo report è stato finalizzato, puoi salvarlo e condividerlo o stamparlo come qualsiasi documento. Usalo per condividere le prestazioni dell'azienda con gli investitori, le informazioni di contatto con i dipendenti e molto altro.
