Microsoft Project è un'applicazione software di gestione dei progetti con marchio della suite Microsoft Office. L'applicazione consente agli utenti di controllare tutti gli aspetti della gestione di un progetto, inclusi budget, programmazione e gestione delle risorse. Per questo motivo, il software è ampiamente utilizzato nei settori dell'edilizia e dell'ingegneria. Una delle parti più importanti ma spesso trascurate del processo di gestione del progetto è l'allocazione corretta delle risorse. Una volta creata una pianificazione del progetto, di solito dovrà essere modificata per evitare un'assegnazione eccessiva di una particolare risorsa (ad esempio, un subappaltatore), che causerà il ritardo della pianificazione. Sapere come allocare le risorse in Microsoft Project ti aiuterà a mantenere il controllo del tuo progetto dall'inizio alla fine.
Passi
Passaggio 1. Considerare la disponibilità delle risorse quando si stima la durata delle attività
Questo passaggio è cruciale ma spesso trascurato. Le risorse devono essere considerate durante la costruzione del programma, non solo dopo. Prestare particolare attenzione alle attività simultanee (quelle che si verificano contemporaneamente) che utilizzano le stesse risorse. Ad esempio, potresti giustamente presumere che sia le pareti interne che quelle esterne di un edificio possano essere incorniciate contemporaneamente. Tuttavia, se hai solo 1 falegname nel progetto, questo non sarà possibile.
Inizia le stime della durata dell'attività stimando il numero totale di ore uomo necessarie per completare l'attività. Concentrandosi sulle ore uomo anziché sulle giornate lavorative totali, si tiene conto di quante risorse saranno necessarie
Passaggio 2. Crea e organizza tutte le tue risorse
Il modo migliore per mantenere organizzate le tue risorse è attraverso il foglio delle risorse. Per accedere a questo foglio, fai clic sul menu "Visualizza" e seleziona "Foglio delle risorse". Assicurati che tutte le tue risorse abbiano nomi chiari e assicurati di specificare almeno il tipo di risorsa.
- Le risorse "Lavoro" sono le più utili e dovrebbero essere utilizzate per classificare le persone che dedicheranno del tempo alle attività. Su un piccolo progetto, questo tipo di risorsa potrebbe fare riferimento a ciascun membro del team per nome. Su un progetto più ampio, questa risorsa potrebbe specificare diversi subappaltatori.
- Le risorse "materiali" dovrebbero riferirsi a materiali che si consumano durante il lavoro, come legname, chiodi e benzina.
- Le risorse "Costo" dovrebbero essere utilizzate per tenere traccia delle risorse a cui è associata una chiara tariffa di costo. La tariffa giornaliera per il noleggio di una gru o di un rimorchio da campo potrebbe essere tracciata come risorsa di costo.
Passaggio 3. Assegnare ogni attività di lavoro a una risorsa
Dopo aver creato la pianificazione nella visualizzazione diagramma di Gantt, sarà necessario specificare quali risorse sono associate a ciascuna attività. Per fare ciò, trova la riga dell'attività nel pannello di sinistra e fai clic sulla cella nella colonna "Risorsa". Apparirà un menu a tendina che elenca tutte le risorse che hai creato. Seleziona la risorsa appropriata; ad esempio, un'attività chiamata "Fili elettrici" potrebbe essere assegnata alla risorsa "Elettricista".
Passaggio 4. Controllare l'allocazione delle risorse nella visualizzazione del grafico delle risorse
Dopo aver creato la pianificazione e assegnato le risorse, puoi verificare la sovraassegnazione. Per fare ciò, fare clic su "Visualizza" e selezionare "Grafico risorse". Potrai selezionare ogni risorsa e visualizzare la sua allocazione nel corso del progetto. Ogni giorno lavorativo è mostrato lungo l'asse orizzontale e l'utilizzo delle risorse è espresso come percentuale lungo l'asse verticale.
- Qualsiasi punto in cui una risorsa supera l'utilizzo del 100 percento rappresenta un'allocazione eccessiva (il che significa che la risorsa non può eseguire tutte le attività ad essa assegnate in un determinato momento). La sovraallocazione è rappresentata in rosso. Per rimediare a ciò, aumentare la durata delle attività, assegnare più risorse alle attività o spostare le attività simultanee per creare meno sovrapposizione.
- Qualsiasi punto in cui la risorsa viene utilizzata molto poco può indicare una sottoallocazione inefficiente. Valuta la possibilità di ridurre la durata delle attività o di utilizzare meno risorse totali.
