Anche se sei un professionista nel condurre workshop di persona, i workshop online presentano una serie di sfide completamente diverse. La buona notizia è che puoi utilizzare lo stesso set di competenze per qualsiasi tipo di workshop. Ad esempio, una cosa che è costante è che la preparazione è fondamentale. E non aver paura di far risplendere la tua personalità e di incoraggiare i tuoi partecipanti a fare lo stesso. Puoi trasmettere i tuoi contenuti in modo professionale e divertirti a coinvolgere il tuo pubblico allo stesso tempo.
Passi
Metodo 1 di 3: Pianificazione dei contenuti
Passaggio 1. Prepara uno script e includi gli strumenti che utilizzerai per ciascuna parte
È normale essere un po' nervosi quando conduci un seminario, o anche solo avere problemi a tenere traccia di tutte le informazioni che vuoi trasmettere. Il modo migliore per rimanere organizzato e calmo è scrivere in anticipo uno schema di ciò che vuoi dire. Puoi renderlo dettagliato come vuoi. Se ritieni che possa esserti utile, scrivi ciò che intendi dire parola per parola in un copione. Se sei un po' più esperto, uno schema generale con i tuoi punti principali probabilmente farà al caso tuo.
Annota nello script quando prevedi di utilizzare determinati strumenti. Ad esempio, se vuoi mostrare un'immagine in un determinato punto chiave, inseriscilo nello script. Se hai intenzione di suddividere i partecipanti in piccoli gruppi di discussione in qualsiasi momento della riunione, includi anche questo nel tuo script
Passaggio 2. Mantieni le sessioni al di sotto delle 2 ore per evitare la noia
Una buona regola da ricordare è che i workshop di successo sono generalmente brevi e dolci! Questo non significa necessariamente che devi offrire workshop più brevi, significa solo che ogni sessione dovrebbe durare meno di 2 ore. Se in precedenza hai offerto workshop della durata di un giorno, prova a suddividerlo in riunioni una volta alla settimana per 2 ore per un mese. Se non funziona, prova in un altro modo, ad esempio incontrandoti per 2 ore al mattino, 2 ore al pomeriggio e così via per un paio di giorni.
- Una delle grandi cose dei workshop online è che consentono un po' più di flessibilità. Poiché nessuno ha bisogno di viaggiare per partecipare, puoi distribuirli su diversi giorni o addirittura settimane.
- Inoltre, non c'è un programma rigido e veloce a cui devi attenerti. È il tuo workshop, quindi trova una quantità di tempo che si adatti al contenuto che hai pianificato.
Passaggio 3. Registra le informazioni che non rientrano nelle tue sessioni dal vivo
Quando pianifichi sessioni più brevi, potresti temere di tralasciare contenuti importanti. C'è una semplice soluzione per questo! Puoi registrare video supplementari che puoi inviare ai partecipanti al workshop per guardarli da soli. In questo modo, otterranno comunque tutte le informazioni che desideri che ascoltino, ma non dovranno sedersi in una sessione online dal vivo per ore e ore.
- Cerca di mantenere questi video sul lato più corto. 10 minuti sono fantastici, poiché è la capacità di attenzione della maggior parte delle persone. Puoi registrare e inviare quanti ne hai bisogno per coprire tutti i tuoi contenuti.
- Se vuoi che le persone guardino uno di questi video prima del tuo seminario dal vivo, assicurati di farglielo sapere. Prova a inviare un'e-mail dicendo: "Discuteremo le informazioni nel Video n. 2, quindi assicurati di controllarlo prima della nostra sessione di mercoledì".
Passaggio 4. Assegnare attività tra le sessioni per mantenere brevi le riunioni
Non aver paura di chiedere ai tuoi partecipanti di essere attivi tra le riunioni di gruppo. Puoi chiedere loro di fare letture, guardare video o persino incontrarsi virtualmente con altri membri del gruppo. Ciò li terrà impegnati con il materiale, ma impedirà anche alle persone di dover sedersi per diverse ore di un seminario alla volta.
Ad esempio, potresti inviare un'e-mail che dice: "Incontra i membri del tuo piccolo gruppo su Skype questa settimana per circa 15 minuti. Raccogli le idee su alcuni argomenti che vorresti discutere quando ci incontreremo come un grande gruppo nella nostra sessione la prossima settimana."
Metodo 2 di 3: configurazione
Passaggio 1. Scegli una piattaforma con cui ti senti a tuo agio per aumentare la fiducia
È disponibile un'ampia varietà di piattaforme per ospitare il tuo workshop. Dedica un po' di tempo a conoscere opzioni come Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Provali per vedere quale è intuitivo e più facile da usare. La chiave per ospitare con sicurezza un workshop è sentirsi come se avessi il controllo. Scegli una piattaforma che ti permetta di farlo.
Dovresti essere in grado di ottenere una prova gratuita di questi prodotti per vedere quale funziona meglio per te. Basta controllare il sito Web per vedere cosa puoi trovare
Passaggio 2. Dedica qualche ora a conoscere la piattaforma che scegli
Puoi provare le diverse funzioni come la condivisione dello schermo, l'utilizzo dei gruppi di lavoro e l'attivazione e la disattivazione dell'audio dei partecipanti.
- Chiedi ai colleghi se hanno una piattaforma che consigliano. Potresti essere in grado di raccogliere molte buone informazioni in questo modo.
- Non essere troppo nervoso per le difficoltà tecniche. Succede a tutti! Basta rotolare con i pugni e tenerlo in movimento.
Passaggio 3. Configura una lavagna online per facilitare le sessioni di brainstorming
Una delle sfide delle sessioni remote è che possono sentirsi di natura meno collaborativa. Strumenti come le lavagne online possono aiutare a creare la sensazione di lavorare insieme. Pianifica di incorporarne uno nel tuo laboratorio. Molte piattaforme di riunioni digitali includono questo strumento o puoi trovare una lavagna digitale autonoma. Esercitati a usarlo prima del tuo workshop.
- Ad esempio, puoi incoraggiare le persone a contribuire con idee e poi annotare i loro suggerimenti sulla lavagna virtuale.
- Alcune lavagne virtuali popolari sono Miro, Stormboard, Limnu e Sketchboard.
Passaggio 4. Esercitati ad annotare lo schermo in modo che diventi più naturale
Condividere il tuo schermo è un modo semplice per consentire al tuo pubblico di vedere informazioni importanti come grafica o powerpoint. La maggior parte delle piattaforme per riunioni ti consente di annotare lo schermo, il che significa che puoi disegnare sullo schermo mentre parli. Questa è una caratteristica interessante in quanto ti consente di evidenziare i punti chiave rendendo la presentazione più vivace per il tuo pubblico.
- Ad esempio, potresti cerchiare o sottolineare una statistica molto importante a cui desideri che i partecipanti prestino particolare attenzione.
- Usa un po' di cautela quando condividi lo schermo. Non vuoi che le persone vedano qualcosa di personale per caso. Prima della presentazione, assicurati di chiudere tutti i documenti personali o di aprire le schede in modo da non fare clic accidentalmente su di essi durante la condivisione dello schermo.
Passaggio 5. Eseguire una presentazione di prova per assicurarsi che tutta la tecnologia funzioni
Questo è un ottimo modo per eliminare qualsiasi nervosismo e per verificare che tutto funzioni come dovrebbe. Fai un giro completo del tuo workshop uno o due giorni prima di essere pronto per la presentazione. Questo ti darà tutto il tempo per mettere a punto tutte le parti che desideri modificare.
Usa tutti i tuoi strumenti, inclusa la lavagna, la chat, la condivisione dello schermo e qualsiasi altra cosa tu abbia intenzione di utilizzare nella tua corsa
Passaggio 6. Aggiorna Internet se è lento o inaffidabile
Se lo schermo si blocca o vieni espulso offline, ciò può davvero interrompere il flusso del tuo laboratorio. Se noti problemi con Internet, prendi in considerazione alcuni semplici aggiornamenti alla tua configurazione. Investi in un nuovo router, passa a un canale diverso sul router o considera l'utilizzo di un cavo Ethernet per una maggiore stabilità.
- Puoi anche provare semplicemente ad avvicinare il router al computer. Questa è spesso una soluzione semplice che può davvero aumentare la tua velocità.
- Contatta il tuo provider Internet e chiedi loro cosa consigliano per aiutarti a ottenere la migliore esperienza.
Passaggio 7. Chiedi ad alcuni colleghi di essere il tuo pubblico di prova
Questa è un'ottima idea se desideri un feedback professionale. Se vuoi una varietà di opinioni, chiedi ad alcuni familiari o amici di partecipare al tuo seminario di prova. Se non riesci a trovare nessuno che ti aiuti, va bene! Basta farlo passare con un pubblico immaginario.
Metodo 3 di 3: coinvolgimento del pubblico
Passaggio 1. Cerca di mantenere il tuo gruppo di 8-12 partecipanti, se possibile
Anche se hai molte persone da raggiungere, è meglio farlo in gruppi piuttosto piccoli. La ricerca mostra che le persone imparano meglio in gruppi di 8-12 persone, quindi cerca di limitare i tuoi seminari a quelle dimensioni. Se hai più persone che si iscrivono, prova a offrire diverse sessioni di 8-12 persone.
Se hai davvero bisogno di avere molte persone nel tuo laboratorio, cerca di far trascorrere del tempo ai partecipanti in piccoli gruppi. Molte piattaforme per riunioni dispongono di sale riunioni progettate specificamente per aiutarti a facilitare le discussioni in piccoli gruppi
Passaggio 2. Sii conciso quando parli per rimanere in tema
È qui che il tuo script tornerà davvero utile! Quando parli di un argomento di cui sei un esperto o di cui sei veramente appassionato, è facile andare per la tangente o entrare in modalità narrazione. Evita di farlo nei workshop online. Ricorda, le persone hanno solo una capacità di attenzione limitata quando guardano qualcuno parlare su uno schermo. Attieniti al tuo copione e ai tuoi punti principali.
Questo non significa che non puoi personalizzare il tuo discorso. Sentiti libero di cospargere di aneddoti o piccole storie divertenti. Assicurati solo di mantenerli brevi e pertinenti
Passaggio 3. Cambia il tuo tono di voce per mantenere le persone interessate
Non c'è niente di più noioso che ascoltare qualcuno con voce monotona. Sicuramente non vuoi farlo, quindi cerca di rendere il tuo tono interessante durante la tua presentazione. Varia la cadenza della tua voce, parlando più velocemente a volte e rallentando il ritmo altre volte. Puoi anche inserire pause drammatiche per enfatizzare il tuo punto.
Cambiare il volume della tua voce è un altro modo per attirare i tuoi ascoltatori. Prova a stare davvero zitto quando vuoi enfatizzare una parola chiave o una frase. Oppure alza la voce quando dici qualcosa di veramente eccitante
Passaggio 4. Passare a una nuova attività più volte durante la sessione
Gli studi dimostrano che le persone hanno tempi di attenzione più brevi per le presentazioni online. Quindi, per rendere efficace il tuo workshop, scuoti un po' le cose. Prova a presentare per 10 minuti e poi a dividerti in piccoli gruppi. Oppure potresti condividere il tuo materiale per 20 minuti e poi avere una sessione di domande e risposte per 20 minuti. La chiave è fare diverse attività in modo che il tuo pubblico rimanga interessato.
Non aver paura di sperimentare. Se un metodo non funziona per te, va bene. Prova un programma diverso per la tua prossima sessione
Passaggio 5. Invitare le persone a stimolare la partecipazione
Le persone potrebbero non offrirsi volontarie per parlare, ma di solito sono felici di partecipare quando gli viene chiesto. Interrompi la tua presentazione ponendo domande ai partecipanti. Puoi pianificare di farlo in punti specifici del tuo script, oppure puoi farlo spontaneamente. È una buona idea chiamare le persone se sembra che ci sia confusione o se le persone si annoiano un po' o sono irrequiete.
- Prova a dire: "Jane, hai qualche domanda su quello che ho appena visto? A volte questo argomento può essere molto da affrontare".
- Sii sensibile al fatto che essere chiamato potrebbe causare ansia per alcune persone. Se hanno la fotocamera spenta o sembrano fare di tutto per evitare il contatto visivo, è probabilmente una buona idea non chiamarli direttamente.
- Puoi anche incoraggiare le persone a utilizzare la chat per fare domande o fare commenti. Molte persone si sentono più a loro agio nel "parlare" in questo modo.
Passaggio 6. Richiedere una preparazione avanzata in modo che le persone siano pronte a impegnarsi
Un modo per mantenere i tuoi seminari un po' più brevi è assicurarti che tutti inizino con almeno un po' di informazioni di base. Distribuire alcuni materiali da leggere o registrare video da guardare in anticipo. Assicurati che i partecipanti capiscano che dovrebbero fare i loro "compiti a casa" prima di partecipare alla sessione dal vivo. In questo modo sarai in grado di iniziare a correre durante la sessione live.
Invia un'e-mail dicendo: "Non vedo l'ora del nostro seminario la prossima settimana. Per prepararsi, leggere il materiale allegato. Ho anche caricato un video introduttivo sul sito web del workshop. Trova il tempo per vederlo prima che il workshop inizi alle 9:00 di lunedì. Discuteremo del materiale trattato"
Passaggio 7. Utilizzare piccoli gruppi di lavoro per incoraggiare l'interazione
I piccoli gruppi sono un ottimo modo per far parlare le persone. In un gruppo più numeroso, alcune persone potrebbero sentirsi troppo timide per parlare. Stare con poche persone può farli sentire più a loro agio. Utilizza la funzione dei gruppi di lavoro sulla piattaforma per riunioni per separare i partecipanti in gruppi di 3-5 persone. Assegna a ciascun gruppo un argomento particolare da discutere e un determinato periodo di tempo.
- Potresti dire: "Dedica 10 minuti a un brainstorming di idee su come possiamo lavorare per migliorare la comunicazione nel nostro team mentre lavori da remoto. Scrivi tutti i pensieri che ti vengono in mente da condividere con l'intero gruppo".
- In qualità di leader, puoi entrare in ogni gruppo per un paio di minuti per vedere se hanno domande e stimolare la discussione.
Passaggio 8. Utilizza strumenti come chat e sondaggi per interagire con il tuo pubblico
Le piattaforme di riunioni online hanno molte opzioni che puoi utilizzare per aiutare i tuoi partecipanti a essere coinvolti nel tuo workshop. Usali. Durante le sessioni, chiedi ai partecipanti di utilizzare la chat per condividere idee o porre domande, alzare la mano per indicare una preferenza o partecipare a un sondaggio. L'uso di questi strumenti interrompe anche la quantità di discorsi che stai facendo e ti aiuterà a mantenere le cose fresche.
Ad esempio, se stai parlando di diversi modi per aumentare le vendite, potresti creare un sondaggio e chiedere alle persone di votare per diverse opzioni
Suggerimenti
- Partecipa a un seminario online per avere un'idea di cosa ti piace e cosa non ti piace come partecipante.
- Non devi essere super formale, ma ricordati di apparire e comportarti in modo professionale.
Riferimenti
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- https://harvard.service-now.com/ithelp?id=kb_article&sys_id=4c3290f6db5b845430ed1dca4896197f
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